Description de poste : Directeur administratif et financier – Breakthrough ACTION/Guinea

Titre du poste :                Directeur Administratif et Financier – Breakthrough ACTION/Guinea

Superviseur direct :       Chef de Projet

Lieu :                                    Conakry, République de Guinée

Résumé/objectif général :

Breakthrough ACTION/Guinée est un projet global de cinq ans financé par l’USAID qui dirigera les programmes de changement social et comportemental (CSC) de l’USAID à travers le monde. Breakthrough ACTION//Guinée se focalisera sur la capacité de la Guinée à mettre en œuvre l’Agenda globale de la sécurité sanitaire mondiale (GHSA en anglais) afin d’accélérer les progrès du pays vers la mise en œuvre du Règlement sanitaire international (RSI) de l’Organisation mondiale de la santé (OMS), en mettant l’accent sur la communication des risques. En outre, le projet devrait s’appuyer sur l’investissement de l’USAID dans le changement social et comportemental (CSC) pour appliquer stratégiquement des pratiques et des outils éprouvés et fournir un nouvel apprentissage pour promouvoir le changement de comportement en matière de santé en Guinée. Dans la mesure du possible, le projet devrait s’appuyer sur les ressources existantes, collaborer avec les partenaires de prestation de services et tirer parti d’autres activités Breakthrough ACTION dans la région. Il/elle est destiné à promouvoir les objectifs de l’USAID de promouvoir une culture d’attitudes positives à l’égard du système de santé et d’accroître les comportements de recherche de soins de santé dans le cadre de sa stratégie globale et intégrée de programmation sanitaire.

Le directeur financier et administratif supervisera les fonctions financières, administratives et opérationnelles du projet, notamment les finances, les ressources humaines, la logistique, la sécurité, les achats (à l’exception des sous-marchés contrôlés par le siège du CCP) et le respect local des réglementations de l’USAID. Le directeur des finances et de l’administration supervise également la passation de marché et  les contrats locaux conclus dans le cadre de l’accord de coopération et l’achat de biens commerciaux et de services commerciaux. Il / elle supervise également la répartition des coûts locaux au sein du projet.

Il/elle fournira un soutien technique et une orientation aux cadres supérieurs selon les besoins et une assistance technique aux programmes nationaux selon les besoins. Il/elle doit respecter les normes de qualité dans le travail de projet à tous les niveaux, en identifiant, en communiquant et en trouvant des solutions aux défis à mesure qu’ils surviennent.

Tâches et responsabilités spécifiques :

• Veiller à ce que le personnel, les consultants et partenaires respectent toutes les exigences contractuelles et financières de l’USAID, ainsi que les rapports trimestriels et annuels.
• Suivre les dépenses liées aux activités sur le terrain ainsi que les rapports mensuels à transmettre à Baltimore et les rapports trimestriels des parrains.
• Examiner les rapports financiers de tous les sous-traitants avant de les soumettre au Chef de Mission
• Gérer le pyrrol ainsi que le paiement des retenues sur les salaires (impôts, cotisations sociales…) du personnel local du projet en Guinée.
• S’assurer que la politique et les procédures RH respectent les lois du travail guinéennes et les procédures du CCP et du bailleur.
• S’assurer que tous les achats sont conformes à la politique d’achat de l’USAID et du Centre pour les Programmes de Communication de l’Université Johns Hopkins (CCP) (CCP), en incluant au minimum un processus de sélection de 3 soumissions.
• Recueillir les factures pour paiement ; traiter le paiement les soumettre pour signature du Chef de Mission; enregistrer les paiements dans le système de comptabilité de CCP, actuellement QuickBooks.
• S’assurer que les avances du projet sont collectées et réconciliées le plutôt que possible dans le respect des principes de CCP/JHU.
• Enregistrer les encaissements et effectuer des dépôts bancaires
• Effectuer un rapprochement mensuel de chaque compte bancaire
• Effectuer des rapprochements périodiques de tous les comptes pour assurer leur exactitude
• Tenir à jour la comptabilité du projet via QuickBooks et tous les comptes des tiers; soumettre le tout à Baltimore pour vérification et réapprovisionnement à la fin de chaque mois.
• Élaborer et surveiller les budgets annuels du plan de travail du projet.
• Veiller à ce que tous les dossiers du personnel soient correctement tenus à jour et régulièrement mis à jour.
• Diriger et superviser l’équipe des finances et des opérations du projet en Guinée
• Coordonner avec les autres membres du personnel de Fin/Admin en Guinée, y compris les sous-traitants et les travailleurs de terrain, les meilleures pratiques et l’assurance qualité et le contrôle de la qualité pour s’assurer que tous se conforment aux protocoles financiers et administratifs du pays, de l’USAID et du CCP.
• Veiller au respect des frais de déplacement du personnel et des consultants de CCP dans le cadre de divers projets.
• Veiller à ce que l’achat de matériel, d’ordinateurs, de fournitures et de matériel de bureau soit effectué conformément aux politiques et procédures de CCP/JHU et du bailleur.
• Maintenir une communication régulière avec le Chef de Mission et l’équipe de Baltimore, ainsi qu’avec le personnel administratif et de programme local pour s’assurer que le bureau local respecte les protocoles financiers de CCP/JHU du pays et du bailleur.
• Collaborer avec l’équipe du programme à l’élaboration des termes de référence, à la finalisation des contrats des consultants et des fournisseurs et au suivi des factures et des paiements.

Les tâches de supervision comprennent :

• Effectuer un examen continu du travail en fonction de critères mesurables dans les descriptions d’emploi.
• Tenir et documenter des discussions régulières avec le personnel supervisé sur les progrès, les défis, le perfectionnement professionnel et le rendement.
• Tenir et documenter l’examen annuel du rendement pour tous les subordonnés directs avant la date d’échéance.
• Prendre les mesures nécessaires pour régler les problèmes de rendement avec le personnel en temps opportun, en consultation avec les Ressources humaines.
• Examiner le  » portefeuille  » des travaux et des produits livrables des supervisés.
• Conseiller les personnels

Qualifications minimales (obligatoires) :

• Maîtrise en finance, comptabilité ou administration
• 10 ans d’expérience avec une responsabilité progressive démontrée, avec un minimum de cinq ans de gestion de programmes d’au moins 10 à 15 millions de dollars.
• Connaissance démontrée des procédures comptables, financières et opérationnelles avancées.
• Connaissance de MS Excel et de Word est essentielle
• Expérience démontrée dans la gestion des ressources humaines (RH) pour diverses opérations de projets.
• Capacité à travailler en étroite collaboration avec des équipes sur plusieurs sites (bureau local du CCP en Guinée et siège du CCP à Baltimore) et des partenaires (donateurs, sous-bénéficiaires, USAID et autres donateurs).
• Volonté de se rendre sur les sites du projet selon les besoins
• Doit parler couramment le français
• Doit avoir une maîtrise professionnelle de l’anglais.

Qualifications souhaitables :

• Expérience avec les programmes de subventions et d’accords de coopération, une connaissance des programmes de santé internationaux et une expérience des achats de l’USAID sont préférables.
• La maîtrise de QuickBooks est fortement recommandée.

Applications : Les candidats intéressés doivent envoyer à BAGuinea.Applications@gmail.com au plus tard à 17h00, heure de Conakry, le 16 Novembre 2018, avec l’objet : « Directeur Administratif et financier BA/Guinea » et joindre ci-dessous :

1. Une lettre de motivation détaillée
2. Un CV à jour avec au moins trois personnes de référence

Les soumissions qui ne comportent pas l’objet comme indiqué ci-dessus, qui n’incluent pas les documents demandés ou qui sont reçues après la date limite ne seront pas prises en compte.