Fondée en 1949, SOS Villages d’Enfants International est une Organisation Non Gouvernementale de développement social qui œuvre dans plus de 132 pays à travers le monde afin de satisfaire les besoins des enfants orphelins et vulnérables tout en protégeant leurs intérêts et droits. L’organisation développe plusieurs programmes dans les pays où elle déploie ses activités, notamment : des villages d’enfants, des centres pour jeunes, des programmes d’appui à la famille, des écoles, des centres d’apprentissage et des centres de santé mère-enfant. SOS Villages d’Enfants est implantée en République de Guinée depuis 1985 et dépend administrativement du Bureau International Région Afrique de l’Ouest et du Centre basé à Dakar.
Dans le cadre de la mise en œuvre de ces activités humanitaire en Guinée, SOS Villages d’Enfants Guinée lance un appel à soumission, pour le recrutement d’un garage moderne pour l’entretien et la maintenance de son Parc Automobile à Conakry, à Kankan, à Labé et à Nzérékoré.
- NATURE DES PRESTATIONS
Cette offre concerne : L’entretien et la maintenance des véhicules et motos servant de moyen de déplacement sur les différents sites d’intervention de SOS Guinée situés à :
- Conakry
- Kankan
- Nzérékoré
- Labé
Les véhicules et motos sont recapitulés à l’annexe de cet avis.
Le Garage moderne se chargera de :
L’inspection et la maintenance des véhicules, déceler toutes les pannes et de faire un entretien de qualité.
Tous les services rendus sur les véhicules doivent être conformes aux régulations et exigences des autorités locales à la satisfaction de la compagnie.
Conduire une maintenance régulière sur les véhicules de la flotte. Chaque véhicule doit subir une maintenance de type A, Type B et Type C.
Prendre les dispositions nécessaires pour une pré-inspection de véhicules pour leur aptitude opérationnelle, ainsi que toute autre vérification nécessaire conformément à la loi et tous les autres contrôles nécessaires comme exigé conformément à la loi. Egalement, tout autre réinspection globale y compris les honoraires exigés d’inspection des véhicules avant les inspections statutaires, et effectuer la maintenance des véhicules dans le but de passer l’inspection statutaire. Les inspections seront effectuées annuellement et deux fois par an pour les véhicules ayant plus de 10 ans.
- CONDITIONS DE SERVICE
Le garage moderne doit :
- Mettre en place un système de visite des engins sur une période précise avec un système d’intervention immédiate en cas de panne.
- se conformer aux règlements en vigueur et tout autre exigence en vigueur telles que :
- Règlement en termes de circulation
- Règlement d’Anti-pollution
- Registre du Règlement des Véhicules
- Loi d’Usines (Si applicable)
- Mesure de sécurité
- MESURES GENERALES
- Le garage, une fois que les engins se trouvent dans son atelier, est responsable de sa sécurité et de sa bonne tenue.
- L’interlocuteur principal du garage au sein de SOS Guinée est l’assistante logistique ou toute autre personne désignée par le Directeur national.
- Les Reparations :
Les types de maintenances ci-dessous doivent s’effectuer avec le coût réel des materiel sans majoration d’aucune main d’oeuvre facturée à SOS Villages d’Enfants Guinée :
- Remplacement de toutes les ampoules défectueuses ou soufflées et faisceaux scelles.
- La réparation/le remplacement du moteur et des balais d’essuie-glace s’il le faut.
- Le remplacement de tous les relais électriques et fusibles
- Le remplacement des courroies
- Maintenir, nettoyer et recharger les batteries au besoin.
- Réparation/remplacement des climatiseurs défectueux, et recharge de gaz.
- Réparation/remplacement d’accessoires de véhicule, exemple, le ventilateur, plaque d’immatriculation et ceintures de sécurité.
- Réparation/remplacement de pneus
- Remplacement des autocollants de conformité de véhicule
- Toute intervention sur le moteur du véhicule.
- Le programme de travail :
- Le garage doit préparer et soumettre un planning de maintenance préventive, à SOS Guinée a au moins un mois avant les débuts de travaux. Une fois le planning approuvé, il doit rentrer en contact avec le représentant de l’organisation qui sera un personnel de la logistique, qui mettra à sa disposition les véhicules pour la maintenance préventive et autre maintenance à effectuer à l’atelier du contractant sur la base d’un bon de commande validé.
- Le garage ne doit pas programmer la maintenance sur plus d’un véhicule en une seule journée
- Les entretiens mensuels seront effectués sur chaque moto au besoin
- Intervention d’urgence et traction du véhicule:
- Le contractant doit prévoir des services d’urgence 24/24. Les frais de remorquage ou de traction sont la charge du contractant
- Le contractant doit prévoir des services d’urgence 24/24. Les frais de remorquage ou de traction sont la charge du contractant.
- Ces services doivent être rendus 2 heures après la notification de la panne au contractant
- Le contractant doit prévoir un véhicule approprie de dépannage pour la récupération des véhicules endommages
- Les Obligations deSos Villages d’Enfant Guinée et du Garage :
- SOS Villages d’Enfant Guinée mettra à la disposition du contractant, les véhicules à réparer sous la coordination du chauffeur en charge du véhicule.
- Le garage utilisera uniquement les pièces de rechanges originales pour tout remplacement des pièces des véhicules. Les pièces locales avec des références étrangères non originales ne seront pas acceptées. Toutes ces pièces échangées deviendront la propriété de la compagnie après maintenance sur le véhicule. Le contractant enverra les pièces de rechanges et l’emballage de l’originale à la compagnie pour les fins des vérifications après chaque maintenance nécessitant un changement de pièce de rechange.
- Le garage doit s’assurer que tout le matériel utilise (Huile, filtres, raccord…) dans le cadre de la maintenance est conforme à la qualité recommandée par le fabricant.
- Tous les véhicules appartenant à SOS VILLAGES D’ENFANT GUINEE sont soumis au service d’entretien chaque 5000Km pour les véhicules légers et 7000 km pour les mini bus.
- Après chaque maintenance réussie sur un véhicule, la date de la prochaine maintenance doit être affichée sur le tableau de bord après un calcul des prochains 5000 Km pour les véhicules légers et 7000 Km pour les bus.
- Fournir les documents administratifs relatifs aux maintenances effectuées, ou des maintenances de routine effectuées et un rapport détaillé à envoyer à la logistique
- Le garage doit fournir un rapport mensuel détaillé des périodes d’immobilisation du véhicule, et les couts y afférant
- S’il y a une dispute ou désaccord concernant la qualité de réparation effectuée sur un véhicule, la personne en charge des véhicules aura le dernier mot.
- Mesure des performances et critères de succès
Le succes de service rendu par le garage se mesure à travers :
- La certification faite par le garage sur la conformité aux normes des réparations effectuées et de l’aptitude de chaque véhicule /Moto réparé et testé. Nonobstant ces certifications ci, l’assistant Logistique en charge de la flotte vérifiera et fera des inspections aléatoires, Il est de la responsabilité du conducteur de vérifier et confirmer l’aptitude opérationnelle de chaque véhicule, vérification du système de freinage à main et à pied.
- Le bruit et la puissance du moteur,
- La maniabilité et l’efficacité de la direction du véhicule sur la route
- Contrôle de l’échappement
- Tous les tests de performance doivent être conduits dans un environnement contrôlé
- Un formulaire d’inspection doit être rempli et livré après le travail de réparation par le contractant
- DUREE DU CONTRAT
- Le contrat est valable pour un an, renouvelable sous réserve de prestation satisfaisante, communiqué 30 jours avant la fin du contrat.
- Nonobstant ce qui précède chacune des parties au contrat pourra y mettre fin à tout moment moyennant un préavis de 30 jours.
- CONTENU DE L’OFFRE
Les soumissionnaires disposeront au minimum de 3 ans d’expérience et devront faire parvenir à SOS Villages d’Enfants Guinée les informations suivantes:
- Un dossier administratif comprenant :
- Une lettre de soumission indiquant les modes de recrutement, de formation et de fonctionnement des vigiles ;
- Une copie du certificat d’immatriculation fiscale en cours de validité ou de quitus fiscal ;
- Une copie de l’autorisation d’exercer délivrée par les autorités publiques.
- Un dossier technique comprenant :
- La liste des références techniques indiquant les prestations fournies dans le passé et les contrats en cours ;
- Trois références professionnelles (noms, adresse, numéro de téléphone et/ou email) correspondantes aux preuves d’expériences fournies pour une vérification éventuelle.
- La liste du matériel technique utilisé et affecté aux opérations du garage;
- La liste nominative du personnel technique avec leurs CV;
La soumission contiendra également:
- Une offre financière indiquant les montants mensuels du gardiennage de jour et de nuit proposés respectivement et par lot :
- L’offre financière sera établie en trois (3) exemplaires dont un original et deux (2) copies, et devront être insérées dans une première enveloppe fermée portant la mention « Soumission » et portant l’adresse de l’entreprise.
- Cette première enveloppe, ainsi que les dossiers administratifs et techniques, seront mis dans une grande enveloppe portant la mention «Appel d’offres pour l’entretien et la maintenance de la flotte automobile de SOS Villages d’Enfants Guinée, à n’ouvrir qu’en séance de dépouillement». Elle ne devra porter aucune autre mention et sera adressée à :
SOS Villages d’Enfants Guinée,
Bureau National, Tel : 669 39 60 60
(T6 – route en face de l’Ecole Yattaya – Commune de Ratoma)
BP: 3527 – Conakry
- VALIDITE DES OFFRES
La validité des offres est conditionnée par l’existence des dossiers administratifs et techniques demandés.
- OUVERTURE DES PLIS ET CRITERES DE SELECTION
Dans un délai de 6 jours suivant la date de clôture des offres, un comité de dépouillement des offres de SOS Villages d’Enfants Guinée procédera à l’ouverture des plis.
Ce comité procèdera à l’interview et à la visite des garages présélectionnés. Les soumissionnaires seront informés des résultats de l’appel d’offres.
Les critères de sélection à considérers par le comité sont les suivants :
Critères Poids des critères en %
| Dossiers administratifs | 10 |
| Gestion de la qualité
|
15 |
| Coût
|
35 |
| Méthodologie proposée
|
20 |
| Expérience et personnel clé (CV)
|
20 |
| Total 100%
|
100% |
- RESERVES
Toute offre non-conforme à l’avis d’appel d’offres sera rejetée. Le comité de dépouillement de SOS Villages d’Enfants Guinée se réserve le droit d’apporter toutes modifications ultérieures au présent appel d’offres ou de n’y donner aucune suite.
- DATE DU DEPOT DES OFFRES
Les offres devront être déposées par les soumissionnaires eux-mêmes après enregistrement à la réception de SOS Villages d’Enfants Guinée au plus tard le 31 Octobre 2018 à 17 heures.
- LISTE DES ENGINS ROULANTS DE SOS VILLAGES D’ENFANTS GUINEE
Joindre la liste complete des engins roulants
| FLOTTE SOS GUINEE | ||||
| BNC Conakry | ||||
| 1 | LAND CRUISER PRADO | TOYOTA | SOS 62 CD-3 | GASOIL |
| 2 | FORTUNER | TOYOTA | SOS 62 CD-2 | GASOIL |
| 3 | MOTO TVS ZT 125 | TVS | SOS AT 4039 | ESSENCE |
| 4 | MOTO TVS ZT 126 | TVS | SOS AT 4038 | ESSENCE |
| 5 | MOTO TVS SPORT | TVS | SOS AT 3098 | ESSENCE |
| SOS CV KANKAN | ||||
| 1 | MINI BUS HIACE | TOYOTA HIACE | SOS AT 2187 | GASOIL |
| 2 | TOYOTA HILUX | TOYOTA HILUX | SOS AT 2289 | GASOIL |
| 3 | MOTO TVS JIVE | TVS JIVE | SOS AT 4009 | ESSENCE |
| 4 | MOTO TVS JIVE | TVS JIVE | SOS AT 4012 | ESSENCE |
| 5 | MOTO TVS JIVE | TVS JIVE | SOS AT 1018 | ESSENCE |
| SOS PACOPE KANKAN | ||||
| 1 | HILUX 4X4 | TOYOTA HILUX | SOS AT 2063 | GASOIL |
| 2 | MOTO TVS STAR HLX | TVS STAR HLX125 | SOS AT 4005 | ESSENCE |
| 3 | MOTO TVS STAR HLX | TVS STAR HLX125 | SOS AT 4004 | ESSENCE |
| 4 | MOTO TVS STAR HLX | TVS STAR HLX125 | SOS AT 4003 | ESSENCE |
| 5 | MOTO TVS STAR HLX | TVS STAR HLX125 | SOS AT 4002 | ESSENCE |
| 6 | MOTO TVS STAR SPORT | TVS STAR SPORT 125 ES | SOS AT 4020 | ESSENCE |
| 7 | MOTO TVS STAR SPORT | TVS STAR SPORT 125 ES | SOS AT 4028 | ESSENCE |
| 8 | MOTO TVS STAR SPORT | TVS STAR SPORT 125 ES | SOS AT 4040 | ESSENCE |
| SOS PACOPE CONAKRY | ||||
| 1 | LAND CRUISER HARD TOP | TOYOTA | SOS AT 2287 | GASOIL |
| 2 | TVS 125 SPORT | TVS SPORT 125 | SOS AT 4021 | ESSENCE |
| 3 | TVS 125 SPORT | TVS SPORT 125 | SOS AT 4022 | ESSENCE |
| 4 | TVS 125 SPORT | TVS SPORT 125 | SOS AT 3084 | ESSENCE |
| 5 | TVS 125 SPORT | TVS SPORT 125 | SOS AT 3083 | ESSENCE |
| PACOPE N’ZEREKORE | ||||
| 1 | TOYOTA HILUX | TOYOTA HILUX | SOS AT 2123 | GASOIL |
| 2 | TVS STAR | TVS STAR 125 ES | SOS AT 4012 | ESSENCE |
| 3 | TVS STAR | TVS STAR 125 ES | SOS AT 4011 | ESSENCE |
| 4 | TVS STAR | TVS STAR 125 ES | SOS AT 4024 | ESSENCE |
| 5 | TVS STAR | TVS STAR 125 ES | SOS AT 4025 | ESSENCE |
| 6 | TVS STAR | TVS STAR 125 ES | SOS AT 4026 | ESSENCE |
| 7 | TVS STAR | TVS STAR 125 ES | SOS AT 4027 | ESSENCE |
| CV N’ZEREKORE | ||||
| 1 | MINI BUS | TOYOTA HIACE | SOS AT 2206 | GASOIL |
| 2 | TOYOTA HILUX | TOYOTA HILUX | SOS AT 2044 | GASOIL |
| 3 | TVS STAR | TVS STAR 125 ES | SOS AT… | ESSENCE |
| 4 | TVS STAR | TVS STAR 125 ES | SOS AT 4000 | ESSENCE |
| SOS PACOPE LABE | ||||
| 1 | PICK UP HILUX | TOYOTA HILUX | SOS AT 2290 | GASOIL |
| 2 | MOTO TVS STAR | TVS STAR 125 | SOS AT … | ESSENCE |
| 3 | MOTO TVS STAR | TVS STAR 125 | SOS AT… | ESSENCE |
| 4 | MOTO TVS STAR | TVS STAR 125 | SOS AT… | ESSENCE |
| 5 | MOTO TVS STAR | TVS STAR 125 | SOS AT… | ESSENCE |
| SOS CV CONAKRY | ||||
| 1 | TOYOTA HILUX | TOYOTA HILUX | SOS AT 2181 | GASOIL |
| 2 | MINI BUS | TOYOTA HIACE | SOS AT 964 | GASOIL |
| 3 | MOTO TVS STAR | TVS STAR 125 | SOS AT… | ESSENCE |
| 4 | MOTO TVS STAR | TVS STAR 125 | SOS AT… | ESSENCE |
| 5 | MOTO TVS STAR | TVS STAR 125 | SOS AT… | ESSENCE |
| SOS EIHG CONAKRY | ||||
| 1 | MOTO TVS STAR | TVS STAR 125 | SOS AT… | ESSENCE |
| SOS BNC NB LUX | ||||
| 1 | TOYOTA HILUX | TOYOTA HILUX | SOS AT-2066 | GASOIL |