Vue d’ensemble :

FHI 360 est un organisme de développement humain à but non lucratif qui s’emploie à améliorer les vies de manière durable en faisant progresser les solutions intégrées et locales. Notre personnel comprend des experts en matière de santé, d’éducation, de nutrition, d’environnement, de développement économique, de société civile, de genre, de jeunesse, de recherche et de technologie, créant une combinaison unique de capacités pour relever les défis inter-reliés de développement d’aujourd’hui. FHI 360 travaille dans plus de 70 pays et tous les États et territoires des États-Unis.

Description :

Le/La responsable des achats soutiendra le projet de Participation des Citoyens à la Gouvernance de la Santé (CIHG) financé par l’USAID, et qui vise à améliorer la compréhension des citoyens des réformes du système de santé guinéenne ainsi que leur participation.

Il/elle sera responsable des aspects liés aux achats du projet et des organisations partenaires. Il/elle établira et maintiendra de bonnes pratiques de gestion administrative et assurera la conformité des projets avec les procédures, les règles et les règlements de FHI 360 et de l’USAID.

Responsabilités :

Achats :

• Préparer, faire le suivi et, mettre à jour le plan des achats du bureau
• S’assurer que les achats sont couverts par le budget du projet
• Définir les besoins, rédiger et publier les Appels d’Offre (critères de sélection, termes et conditions…)
• Faire la revue des PV et contrats de passation des marchés.
• Etudier les offres, superviser le comité de sélection et veiller à ce que la grille de comparaison des offres soit remplies de manières claires avec des informations correctes
• Collecter les pro-forma et autres documents nécessaires auprès des fournisseurs
• Préparer les mémorandums de sélection et les dossiers d’achats (pour approbation par le siège le cas échéant)
• Préparer les bons de commandes, effectuer le suivi auprès des fournisseurs, vérifier que les factures reçues sont conformes aux procédures de FHI 360/USAID et assurer leur transmission pour paiement au service de la comptabilité
• Veiller au respect des délais de livraison des achats

Collection et archivage :

• Identifier des fournisseurs et établir une base des données (cartographie) des fournisseurs en fonction des articles couramment achetés par les projets
• Assister dans la vérification et la mise à jour des inventaires des projets
• Classer et archiver les dossiers des achats (Electronique et Physique

Conformité aux politiques et aux règles en vigueur :

• S’assurer que les procédures d’achats sont conformes aux lois guinéennes, ainsi qu’aux politiques et aux règles de FHI 360 et de USAID, partager des informations avec la direction, les membres du personnel et les fournisseurs.

Communication/soutien aux partenaires :

• Etre le point focal entre la direction du bureau pays (et le siège : programme et finance), le personnel du bureau et les fournisseurs
• Etre le point focal entre le bureau pays (et le siège) et les partenaires au projet, y compris Search for Common Ground et Social Impact
• Appuyer et orienter les organisations partenaires dans leur processus d’achat
• Faire le suivi logistique de la livraison auprès des partenaires pour les biens et services commandés.
• Assurer tout autres tâches demandées par son superviseur.

Qualifications :

• Diplôme de licence de Gestion, Administration ou un diplôme équivalent international.
• Bonne connaissance des règles et des pratiques d’approvisionnement ;
• Connaissance des politiques et procédures de l’entreprise en matière de services d’approvisionnement ;
• Avoir au moins 5 ans d’expérience dans le domaine des achats
• Excellentes compétences en communication orale et écrite ; être capable de communiquer de manière claire et positive avec les clients et le personnel ;
• Utilisation efficace des compétences de Microsoft Office et des logiciels ;
• Etre bien organisé, rigoureux et méticuleux accorder une attention aux détails
• Etre capable d’analyse et d’interprétation des données, d’identifier les erreurs et de préparer des rapports ;
• Avoir une expérience préalable dans une organisation non gouvernementale (ONG) et un projet financé par USAID serait un plus

Cette description de poste résume les principales fonctions du travail. Il ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être assignées pour s’acquitter de ces responsabilités. Ce document ne doit pas être interprété de manière à représenter un contrat de travail. La direction se réserve le droit d’examiner et de réviser ce document à tout moment.

FHI 360 est un employeur de l’égalité des chances et de l’action positive. FHI 360 est un employeur à égalité d’emploi et d’action positive par lequel nous ne nous engageons pasdans des pratiques qui discriminent toute personne employée ou qui cherche un emploi en fonction de la race, la couleur, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’origine nationale ou ethnique, l’âge, le mariage Le statut, le handicap, le statut de vétéran, l’information génétique ou tout autre statut ou caractéristique protégé en vertu de la loi applicable.

Soumission des candidatures :

Les dossiers de candidatures doivent comprendre :

• Une lettre de motivation manuscrite adressée à Madame La Directrice Pays de FHI 360 Guinée
• Un CV mis à jour intégrant les contacts d’au moins trois (03) personnes de références (Nom et Prénom, Organisation et E-mail et Numéro de téléphone)
• Copies des diplômes, certificats et attestations de formations
• Copies des certificats et attestations de travail des anciens employeurs

Les candidatures peuvent être reçues :

• Au Bureau National de FHI 360 sise à Kaporo-Rails/Carrefour Métal Guinée, Commune de Ratoma, sous plis fermé avec la mention « Candidature au poste de Responsable des Achats » ;
• Par E-mail avec objet « Candidature au poste de Responsable des Achats » à guinearecuitment@fhi360.org et copie à LUwera@fhi360.org et OBerete@fhi360.org.

La date limite de réception des candidatures est fixée au 02 octobre 2018 à partir de 17 h 30.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.