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Demande de propositions pour les services d’audit

by nadege Views: 181

 

Pour la période

    Du  1er Juillet 2015 au 30 Juin 2017    

Demandes de renseignements et propositions doivent être adressées à:

Nom: Bamba Foungotin Ibrahim

Titre: Directeur Pays

Entité: Helen Keller International –Guinée

Adresse: Landréah, Coniche Nord. Bp : 6050 /Conakry- Rép. de Guinée

Téléphone : +224 625 25 90 00/ 625 25 90 01

Table des Matières

 

Informations Generales

A. But

B. Qui peut répondre

C. Instructions sur les Soumissions de Propositions

  1. Clôture Date de soumission
  2. Demandes de renseignements
  3. Conditions de Proposition
  4. Instructions aux contractants éventuels
  5. Soumissions électroniques
  6. Droit de Refus
  7. Notification d’attribution

 

  1. Description de l’Entité et des Dossiers à Auditer

Calendrier Spécifique

  1. Portée de l’Audit Financier et de Conformité
  2. Description des Programmes/Contrats/Subventions
  3. Performance
  4. Livrables

 

  1. Calendrier de dépôt de rapport
  2. Coût
  3. Paiement
  4. Revue de l’Audit
  5. Conference de Sortie
  6. Documents de Travail
  7. Confidentialité

Qualifications Techniques

 

  1. Experience Antérieurs d’Audits Pertinentes à cette Mission
  2. Valeur Additionnelle au delà de l’audit

 

  1. Organisation, Taille, et Structure
  2. Qualifications du Personnel
  3. Compréhension du Travail à Faire
  4. Certifications

 

Evaluation des Propositions

  1. Submission des Propositions
  2. Propositions Non Conformes
  3. Procédure de Revue

 

Certifications

Informations Generales

 

  1. But

Cette demande de propositions (DP) à pour but de contracter pour un audit financier et de conformité pour les années fiscales closent au 30 Juin, 2016 et 30 Juin 2017

 

  1. Qui peut répondre

 

Seules les Expert Comptables Certifiés et Agréés peuvent répondre à cette demande de propositions.

  1. Instructions sur les Soumissions de Propositions

 

  1. Clôture Date de soumission: Les propositions doivent être soumises au plus tard à 17h00 le 15 Avril 2018 à l’adresse : guinea-recruitment@hki.org
  2. Demandes de renseignements: Les demandes concernant la présente DP doivent être adressées au DIRECTEUR PAYS bibrahim@hki.org

 

  1. Conditions de Proposition: Tous les frais engagés dans la préparation d’une proposition pour répondre à cette demande de propositions sera à la charge du soumissionnaire et ne seront pas remboursés par Helen Keller International.

 

  1. Instructions aux contractants éventuels:

 

Votre proposition doit être adressée comme suit:

 

Nom:            Bamba Foungotin Ibrahim

Titre:            Directeur Pays

Entité:         Helen Keller International – Guinée

Adresse:      BP 6050

Il est important que la proposition du soumissionnaire soit soumise dans une enveloppe scellée et cachetée portant clairement la mention dans le coin inférieur gauche avec les informations suivantes:

 

«PROPOSITION AUDIT FINANCIER ET DE CONFORMITE HKI BUREAU GUINEE FY 16- FY17

à 17:00 le 15/4/2018 au pus tard
Proposition scellé
Pour des services de vérification »

  1. Soumissions électroniques: Les propositions peuvent être soumises par voie électronique à l’adresse e-mail suivante: guinea-recruitment@hki.org à la date de clôture de soumission indiqué ci-dessus.

Le non respect de cette procédure peut enraîner une disqualifification prématurée de votre proposition.

Il est de la responsabilité du soumissionnaire de s’assurer que la proposition est reçue par HKI à la date et à l’heure indiquée ci-dessus.

Les propositions tardives ne seront pas considérées.

 

  1. Droit de Refus: HKI se réserve le droit de rejeter toutes les propositions reçues en réponse à cet appel d’offres. Un contrat pour la proposition acceptée sera fondé sur les facteurs décrits dans la présente

 

  1. Notification d’attribution:
    1. Il est prévu qu’une décision sélectionnant le cabinet d’audit retenu sera faite au plus tard le 30 Avril 2018.
    2. Après la conclusion des négociations finales avec le cabinet d’audit retenu, tous les soumissionnaires des propositions en réponse à cette demande de propositions seront informés, par écrit, du nom de la société d’audit retenu.
    3. Il est entendu que le contrat est un contrat à prix fixe d’un an.

 

  1. Description de l’Entité et des Dossiers à Auditer

HKI est une organisation à but non lucratif présent en Guinée depuis 2000.  Le  bureau Pays est  situé au quatrier Landréah Coniche Nord .  HKI existe  depuis 1912 et est présent dans  22 pays . Le bureau siège est basé à New York aux Etats Unis d’Amérique.

 Le bureau pays a un sous bureau à Kankan et a utilisé 3 comptes bancaires sur lesquels 1153 chèques ont été émis en FY16 et 1669 chèques émis en FY17. Les livres sont maintenus en utilisant un sytème de comptabilité automatisé appelé  Quickbooks. La paie est faite  manuelement. Le nombre total des d’employé(e)s (local et expatriés) à la fin de Juin 2016 était de 31 et 62 en fin de Juin 2017

Calendrier Spécifique

 

  1. Portée de l’Audit Financier et de Conformité

 

Le but de cet appel d’offres est d’obtenir les services d’un cabinet d’expertise comptable, dont les principaux dirigeants sont des comptables publics agréés et indépendants, certifiés ou autorisés par les  autorités réglementaires  de la Guinée ici étant referré comme « Offreur, » à performer un audit financier et de conformité the HKI.

 

  1. Description des Programmes/Contrats/Subventions

Les principaux bailleurs de fonds au cours des exercices 2016 et 2017 sont le gouvernement fédéral Américain (USAID, OFDA et AGRANDIS par le biais de subventions directes et sous-subventions provenant d’autres organisations internationales des États-Unis), mais aussi de subvention Canadienne GAC (Global Aliance Canada) . Les principaux programmes sont: l’enrichissement des aliments, les maladies tropicales négligées (MTN) / trachome et supplémentation en vitamine A. et la prise en charge communautaire de la malnutrition

  1. Performance

 

Les dossiers de HKI doivent être vérifiés à partir du 1er Juillet 2015 au 30 Juin 2017.

Les prestations à fournir:

  • La vérification de la situation financière (bilan) et du compte d’exploitation (compte de résultat) et de l’évolution de l’actif net et des flux de trésorerie conformément aux Normes internationales d’audit (ISA) et / ou des lignes directrices de vérification du Comité Internatinal sur les Pratiques de l’Audit de la Fédération International des Comptes (IFAC), les principes comptables généralement reconnus (PCGR) et les normes d’audit des bureaux de pays si requis par la loi.
  • Test de conformité sur:
    1. Politiques et Procédures de HKI
    2. Les lois locales et les exigences d’inscription des organisations
    3. Revue d’impôt – (retenue à la source, impôt sur le revenu, impôt sur la rémunération et les autres taxes applicables)
      L’objectif de la revue de l’impôt est de veiller à ce que le bureau pays soit en conformité avec les Lois fiscales en vigueur ainsi que les règlements du pays. La revue de l’impôt devrait également inclure la vérification du respect de la réglementation fiscale concernant les calculs d’impôt sur le revenu des salariés qui prévaut. Le cabinet d’audit devrait également veiller au dépôt et à l’enregistrement en temps opportun des documents nécessaires à la poursuite du statut d’exonération fiscale du Bureau HKI Pays

 

  • Le Rapport devrait être en USD, sauf si les lois locales exigent que le rapport soit en monnaie locale.
  • Le Rapport doit être en anglais et en Français
  1. Livrables:
  • Rapport de vérification avec l’opinion d’audit y compris les déclarations d’accompagnement sur la situation financière, état des activités, les changements dans l’actif net et des flux de trésorerie et les notes afférentes aux états financiers, y compris annexe supplémentaire montrant les dépenses totales (opérations locales) par projet en USD ou en devise locale si les lois locales exigent que le rapport devrait être en monnaie locale.
  • Rapport de la lettre au Management /Direction et une opinion sur la conformité avec les lois / enregistrement et la fiscalité locale (pour usage interne uniquement).
  • Lettre à la direction de vérification ou de commentaires et des recommandations sur les procédures de contrôle interne et de la conformité du programme (généralement pour un usage interne, mais peuvent être donnés aux donateurs si nécessaire avec l’approbation du Siège HKI) le cas échéant. Si aucune questions n’a été soulevée au cours de l’audit, les auditeurs doivent émettre une lettre de gestion indiquant qu’aucune question n’a été soulevée.

 

Pour plus de facilité et afin de gérer la revue des projets de rapports, tous les projets de rapports (les deux rapports d’audit et des lettres de gestion d’audit) soumis à HKI pour révision doit être dans les documents MS Word. HKI veillera à ce que toutes les modifications suggérées / observations faites par HKI soient tracquées dans le texte pour garder une trace de toutes les modifications / corrections suggérées.

 

  1. Calendrier de dépôt de rapport

Le Soumissionnaire doit transmettre une copie du projet de rapport d’audit en Microsoft word afin de faciliter les commentaires et propositions de modification au Directeur Pays de HKI. Le projet de rapport d’audit est due 20 jours après la signature du contrat.

Le Soumissionnaire doit fournir 5 copies des rapports finaux d’audit au Directeur Pays de HKI au plus tard 30jours après la signature du contrat.

Les rapports peuvent être présentés plus tôt que le calendrier ci-dessus. Toutefois, si l’auditeur ne parvient pas à livrer des rapports d’audit selon le calendrier spécifié ici, ou s’il fournit des rapports d’audit qui ne sont pas conformes à toutes les dispositions du présent contrat, HKI peut, par un avis écrit de défaut à l’auditeur, résilier l’ensemble ou une partie de ce contrat. Dans certaines circonstances atténuantes, le contractant peut étendre ce programme par demande écrite avec une justification suffisante.

  1. Prix

Le prix proposé par le Soumissionnaire doit être présentée séparément. Y inclure des informations indiquant comment le prix a été déterminé. Par exemple, le Soumissionnaire doit indiquer le nombre d’heures estimé par niveau du personnel, les taux horaires, et le coût total par niveau du personnel. Tous les débours doivent aussi être indiqués. L’offre financière doit être dans une enveloppe séparée.

  1. Paiement

 Le paiement sera effectué lorsque HKI aura déterminé que le travail fournit a été satisfaisante. Si HKI devrait rejeter un rapport, le représentant autorisé de HKI avisera par écrit le Soumissionnaire de ce rejet, donnant la ou les raison (s). Le droit de refuser un rapport doit être prolongé pendant toute la durée du présent contrat et pendant 90 jours après que l’auditeur ait soumis la facture finale pour paiement.

Dès la livraison des 5 copies des rapports finaux à HKI et de leur acceptation et approbation, l’auditeur peut soumettre une facture pour le paiement du contrat de la vérification.

  1. Revue de l’Audit

Tous les rapports d’audit établis en vertu du présent contrat seront examinés par le Siège et le Bureau Régionale de HKI avant la finalisation pour assurer la conformité avec les termes du contrat et d’autres guides appropriés de vérification. Les projets de rapports doivent être soumis en anglais et en français

  1. Réunion de Sortie

 Une conférence de sortie avec les représentants de HKI et de l’auditeur aura lieu à la fin du travail sur le terrain. Les observations et recommandations doivent être résumées par écrit et discutés avec HKI. Il devrait inclure des observations et recommandations sur le contrôle interne et la conformité du programme.

  1. Documents de Travail
  2. Sur demande, l’auditeur doit fournir une copie des documents de travail relatifs à tous les coûts en cause déterminés dans le rapport d’audit le cas échéant. Les documents de travail doivent être concis et fournir la base de remise en cause de ces coûts ainsi qu’une analyse du problème.
  3. Les documents de travail seront conservés pendant au moins trois ans à partir de la fin de la période de vérification.
  4. Les documents de travail seront disponibles pour examen par les représentants autorisés de HKI et si applicable par les donateurs HKI tel qu’autorisé par

  5.  Confidentialité

Le soumissionnaire accepte de garder les informations relatives à tous les contrats dans la plus stricte confidentialité.  En dehors des rapports d’audit qui doivent être soumis aux autorités gouvernementales et aux donateurs de HKI, le soumissionnaire accepte de ne pas publier, reproduire ou divulguer de telles informations en totalité ou en partie, sous quelque forme que ce soit, ou d’autoriser ou permettre à d’autres de le faire , en prenant les mesures nécessaires et raisonnables pour limiter l’accès à l’information pendant qu’elle est en la possession du soumissionnaire ou de ces employés qui doivent disposer des informations sur la base du «besoin de savoir».

L’offrant accepte d’aviser immédiatement, par écrit, le représentant autorisé de HKI dans le cas où le soumissionnaire détermine ou a des raisons de soupçonner une violation de cette exigence.

 Qualifications Techniques

Le soumissionnaire, dans sa proposition, doit, au minimum, inclure les éléments suivants: 

  1. Experience Antérieurs d’Audits Pertinentes à cette Mission

Le soumissionnaire doit décrire son expérience d’audit passé, y compris les noms, adresses, personnes de contact, et les numéros de téléphone des organismes antérieurement audités. L’expérience devrait inclure les catégories suivantes:

  1. Expériences antérieures d’audit des organisations internationales à but non lucratif.
  2. Expériences antérieures d’audit des programmes similaires exploité par l’USAID.
  3. Expériences antérieures d’audit des organisations à but non lucratif

Valeur Additionnelle au delà de cet audit

 Le soumissionnaire doit inclure une explication des autres services qui peuvent être fournis aux organismes à but non lucratif, y compris spécifiquement les éléments de valeur ajoutées. les éléments de valeur ajoutée peuvent inclure des services de consultation, des services de formation, et les produits.

 

  1. Organisation, Taille, et Structure

Le soumissionnaire doit décrire son organisation, la taille (en relation avec l’audit à effectuer), et la structure. La description devrait inclure:

  1. Taille du soumissionnaire, y compris le nombre d’employés et son adresse physique
  2. Explication de l’indépendance
  3. Tout conflits d’intérêts le cas échéant
  4. Résultats de l’examen par les pairs le cas échéant

 

  1. Qualifications du Personnel

Le soumissionnaire doit décrire les qualifications du personnel à affecter à cet audit. Les descriptions devraient inclure:

  1. Composition de l’équipe de vérification.
  2. La supervision globale à exercer.
  3. Expériences antérieures individuelles des membres de l’équipe d’audit. Inclure les curriculum vitae de du personnel à affecter à l’audit. Inclure l’éducation, la position dans l’entreprise, et les années et types d’expérience.

 

  1. Compréhension du Travail à Faire

 

Le soumissionnaire doit décrire sa compréhension du travail à faire, y compris la méthodologie d’audit et les procédures, l’estimation des heures et autres informations pertinentes.

 

  1. Certifications

Le soumissionnaire doit signer et inclure, comme pièce jointe à sa proposition, les Certifications joints à cet appel d’offres.

Evaluation des Propositions

 

  1. Soumission des Propositions

Toutes les propositions doivent comporter deux copies de l’offre technique, deux copies de l’offre financière (dans une enveloppe séparée), et deux copies des certifications signées. Ces documents feront partie du contrat.

Si la soumission  est  faite par voie électronique, envoyer s’il vous plaît le package complet à l’adresse e-mail  guinea-recruitment@hki.org  indiquée au point C.5 des informations générales.

 

  1. Propositions Non Conformes

Les propositions peuvent être jugées non confor me et retirées de toute considération si l’un des événements suivants se produit:

  1. La proposition n’est pas reçu dans les délais, conformément aux termes du présent appel d’offre.
  2. La proposition ne respecte pas le format spécifié.
  3. La proposition ne comprend pas les Certifications

 

  1. Procédure de Revue

 

HKI peut, à sa discrétion, demander des présentations par des réunions à un ou tous offrants pour clarifier ou négocier des modifications de leur propositions.

La proposition technique compte pour 80% de la note et la proposition financière 20% avec la proposition la moins chère recevant la totalité des points et les autres recevant un score inversement proportionnelle

Cependant, HKI se réserve le droit d’attribuer le contrat sans autre discussion des propositions soumises. Par conséquent, les propositions doivent d’emblée être soumises avec les conditions les plus favorables, du point de vue technique et financier, que le soumissionnaire peut proposer.

Certifications

On behalf of the Offeror Au nom du Soumissionnire:

 

  1. Le signataire certifie qu’il / elle est autorisé à contracter au nom du soumissionnaire.

 

  1. Le signataire certifie que le soumissionnaire ne participe à aucun accord à verser de l’argent ou une quelconque contrepartie de l’exécution de cet accord, autre qu’à un employé du soumissionnaire.

 

  1. Le signataire certifie que les prix dans cette proposition ont été obtenue de façon indépendante, sans consultation, communication ou accord, dans le but de restreindre la concurrence.

 

  1. Le signataire certifie que les prix quotés dans cette proposition n’ont pas été sciemment divulgués par le soumissionnaire préalablement à l’octroi de toute autre soumission ou potentiel soumissionnaire.

 

  1. Le signataire certifie qu’il n’y a pas eu de tentative par le soumissionnaire de décourager tout potentiel soumissionnaire à soumettre une proposition.

 

  1. Le signataire certifie que le soumissionnaire est un expert-comptable dûment autorisé.

 

  1. Le signataire certifie que le soumissionnaire répond aux normes d’indépendance des normes d’audit de l’administration locale.

 

  1. Le signataire certifie qu’il / elle a lu et comprend toutes les informations dans cette demande de propositions, y compris l’information sur les programmes / subventions / contrats à auditer.

 

  1. Le signataire certifie que le soumissionnaire / l’entreprise ou ses partenaires ou ses employés ne financent pas le terrorisme ou sont associés à une entreprise qui finance le terrorisme.

 

  1. , et toutes les personnes affectées à cet audit, ne doivent pas avoir de casier des travaux d’audit de qualité inférieure et n’ont pas été radié ou suspendu de l’exécution de tout travail d’audit par un gouvernement local ou toute autre organisation en respect de toute responsabilité ou comportement. (Si le soumissionnaire ou toute personne affecté à cet audit a été coupable de violation de toute norme professionnelle de l’administration locale, cette information doit être divulguée.)

 

 

 

Daté ce  jour 30/03 , 2018.

________________________________________
(Nom de la Firme Soumissionnaire)

 

____________________________________________
(Signature du Representant du Soumissionnaire)

 

__________________________________________
(Nom en majuscule et Titre du Signataire)