Pour son bureau de la Guinée, Helen Keller International recrute un(e) administrateur (trice) national (e).

L’administrateur (trice) national(e) basé (e) à Conakry travaillera sous la responsabilité du Directeur Pays pour la gestion des ressources humaines et du service administratif du bureau HKI Guinée. Il (elle) s’assurera que les procédures administratives de l’organisation sont bien suivies et que celles-ci ne vont pas à l’encontre des procédures nationales.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS Administration du personnel

–      S’assurer que HKI fonctionne conformément aux législations en vigueur, aux règlements de HKI et des bailleurs

–      Gérer le système de classement des dossiers du personnel de HKI

–      Rédiger les contrats de travail, les amendements et les transmettre au CD pour validation

–      Suivre la validation des contrats et des documents de ressources humaines avec les structures nationales

–      Organiser l’orientation des nouveaux personnels et faciliter leur intégration

–      Superviser le processus de signature des contrats de travail et autres documents par les nouveaux employés

et les structures nationales (code de bonne conduite, certificat de conflit d’intérêt…)

–      Maintenir la base de données RH (employee record) à jour

–      Coordonner la planification des congés, en assurer la documentation, et s’assurer qu’ils sont effectivement pris

en alertant les superviseurs en temps voulu

–      Anticiper et s’assurer que toutes les évaluations du personnel sont réalisées annuellement

–      S’assurer que les dossiers du personnel sont complets et bien organisés

–      Préparer et/ou vérifier les contrats et les suivre pour faciliter les renouvellements et/ou départs

–      S’assurer de la qualité de tous les contrats et documents administratifs avant leur signature

–      S’assurer que tout le personnel est enregistré auprès des autorités locales

–      Assurer la collecte des Timesheets en temps voulu et appuyer le personnel à les remplir si besoin

–      S’assurer que les permis de travail et autres autorisations sont en règle pour le personnel international

–      Préparer les rapports RH trimestriels et soumettre au CD puis au bureau Régional en temps voulu

Gestion de la paie

–      Coordonner la gestion de la paie et s’assurer de sa fiabilité (établissement, traitement, suivi.)

–      Préparer les déclarations annuelles et leurs paiements.

–      S’assurer de la cohérence des « salary statement » avec les contrats

Recrutement

–      S’assurer de la qualité des processus de recrutement selon la politique HKI en place

–      Assurer la diffusion des offres d’emploi et des avis d’appel d’offre dans les medias appropriés

–      Gérer l’adresse électronique et autres dispositifs de réception des CV mis en place et assurer le classement

des candidatures.

–      Coordonner la réalisation des entretiens d’embauche avec les concernés

–      Appuyer les Responsables de Recrutement dans la prise de référence systématique pour tous les candidats

sélectionnés

–      Assurer la liaison avec les départements des finances, programmes et logistique

–      Contribuer à la prévention, à la gestion et à la résolution des problèmes et des conflits interpersonnels

Gestion du personnel

–      Assurer l’accompagnement et les évaluations des personnes sous sa supervision directe.

–      Assurer la formation du personnel sur le code de bonne conduite et la politique de fraude de l’organisation

–      Assurer le renforcement des capacités des personnes supervisées

Qualifications

–      Niveau Bac + 4 dans le domaine de l’administration ou équivalent

–      4 ans d’expérience prouvée en ONG dans un service similaire

–     Connaissance et expérience prouvée dans l’application des procédures imposées par les bailleurs de fonds tel

que USAID, DFID, GAC, etc.

Compétences

–      Qualités organisationnelles requises

–      Capacité à travailler de manière autonome tout en s’intégrant dans une équipe

–      Capacité à travailler sur des dossiers multiples

–      Grande capacité écrite en français requise

–      Niveau d’anglais souhaité

Pour postuler – Les candidates et candidats intéressés sont invités à envoyer leur candidature à l’adresse

électronique suivante : guinea-recruitment@hki.org Noter dans l’objet de votre courriel : ADMIN au plus tard le 15. fevrier 2018 à 17H00.