La GIZ est une institution de la Coopération Allemande au Développement dont la mission essentielle est la mise en oeuvre des projets et programmes dans les secteurs du développement économique et social en République de Guinée.

Elle recrute pour son Programme Promotion de l’Education de Base :

? un(e) Assistant (e) Administratif (ive) et Logistique basé à Conakry.
? un(e) Assistant Logistique basé à Conakry.

ASSISTANT ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE

Statut : Assistant (e) Administratif (e) et Logistique
Bande de rémunération : 2A
Lieu d’affectation : Conakry
Date d’affectation : Immédiat
Supérieur hiérarchique : Responsable Administrative et Financière

A. Domaine de responsabilité
Le/la titulaire de poste est responsable des activités suivantes :

– Appui aux achats de matériels et équipements pour le projet Promotion de l’Education de Base (PEB) conformément aux Orientations et Règles de la GIZ ;
– Appui à la gestion des ressources humaines et à l’efficacité de la coordination avec les collègues des services administratifs ;
– Appui à la Responsable Administrative et Financière dans la gestion des processus administratifs.

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes:

B. Attributions
1. Administration

– Aide au classement de documents dans les classeurs conformément aux règles de classement de la GIZ ;
– Etablit et suit les contrats des consultants locaux et les conventions de subventions locales (CSL) ;
– Contrôle administrativement les listes de décomptes des CSL ;
– Saisit les demandes de services / appels d’offres.

2. Gestion ressources humaines

-Appui à la mise à jour des dossiers du personnel ;
-Etablit le calendrier des congés du personnel ;
-S’associe au bureau GIZ pour toutes les tâches d’organisation et formalités administratives concernant le personnel national et expatrié ;
-Prête appui pour la mise en application de la politique du personnel national ;
-Appui à la préparation de tous les documents nécessaires au processus de recrutement de nouveaux collaborateurs ;
-Soutient le développement de méthodes et instruments de gestion des RH ;
-Prête appui pour l’organisation de la procédure d’évaluation annuelle de personnel.

3. Achats / Approvisionnements / Contrats

– Procéde aux achats d’équipements sur place, conformément aux règles de la GIZ ;
-Réceptionne les marchandises et procède aux contrôles nécessaires ;
-Saisit les bons de commande et les accusés de réception des marchandises ;
-Vérifie les factures de marchandises, les bordereaux de livraison et autres documents ainsi que l’ordre de paiement ;
-Organise le transfert sûr des marchandises vers le lieu de destination ;
– Aide à la préparation des contrats de prestations des services pour les consultations nationales.

C. Qualifications, compétences et expérience requises
Qualification:

-BTS ou Diplôme universitaire en finance /organisation / administration / management.
Expérience professionnelle:
– Avoir au moins 3 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire ;
– Une expérience à la GIZ et ou dans d’autres organisations internationales serait un atout.

Autres connaissances/compétences:

-Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants, téléphone, courrier électronique, internet) ainsi que des applications informatiques (MS Office) ;
-Très bonne maitrise du français ;
-Des connaissances en anglais serait un atout ;
– Bonnes capacités de gestion, d’organisation et de travail en équipe.

ASSISTANT LOGISTIQUE

Statut : Responsable Administrative et Financière
Bande de rémunération : 2A
Lieu d’affectation : Conakry
Date d’affectation : Immédiat
Supérieur hiérarchique : Responsable Administrative et Financière

D. Domaine de responsabilité

Le/la titulaire de poste est responsable des activités suivantes :

– Acheter des matériels et équipements pour le programme Education de Base conformément aux règles et dispositions de la GIZ
-Informer en temps réel les collaborateurs sur l’état des différents approvisionnements en particulier en cas de retards
– Assurer l’efficacité de la coordination avec les collègues des services administratifs

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes:
Achats / Approvisionnements / Contrats

La titulaire du poste :

– Procède aux achats d’équipements sur place, et en particulier : observe le marché, réalise la mise en concurrence et l’exécution des commandes conformément aux règles de la GIZ, le cas échéant en concertation avec le bureau de l a GIZ

– Réceptionne les marchandises et procède aux contrôles nécessaires
-Saisit les bons de commande et les accusés de réception des marchandises
-Traite les réclamations et les signifie aux fournisseurs
-Vérifie les factures de marchandises, les bordereaux de livraison et autres documents ainsi que l’ordre de paiement
-Organise le transfert sûr des marchandises vers le lieu de destination
-Informe les équipes de terrain du lieu et des dates et heure de livraison
-Consigne et classe les commandes en bonne et due forme une fois closes
– Aide à la préparation des contrats de prestations de services pour les consultations nationales
-Traite les demandes d’indemnisation au titre d’accidents avec les compagnies d’assurance locales et allemandes concernées, en collaboration avec le siège
-Assure tous les aspects logistiques relatifs à l’Assistante technique (INRAP).

2. Logistique du parc automobile et gestion des chauffeurs

La titulaire du poste :

– Surveille la mise en place et la tenue des carnets de bord
-Centralise les rapports des chauffeurs sur l’état des véhicules
-Assure le contrôle mensuel des carnets (y compris la consommation carburant) et informe le RAF de toute anomalie constatée
-Recueille toutes les pannes constatées sur les véhicules afin de planifier les réparations
-Organise l’entretien courant des véhicules auprès des garagistes
-Fait le planning des missions et des chauffeurs
-Supervise l’équipe des chauffeurs
-Informe de façon continue les chauffeurs sur les règles de sécurité à respecter

3. Services généraux

La titulaire du poste :

-Achète du matériel et des fournitures de bureau dans la limite de montants définis
-Contrôle régulièrement la gestion du stock de matériel d’entretien, de fournitures de bureaux et d’équipement
-Organise et contrôle l’entretien et la réparation des équipements de bureau
-Signale les dommages à la RAF

4. Autres attributions

La titulaire du poste :

-Appuie l’organisation de l’inventaire du projet (Bestandsmeldung) au 30.09 de chaque année
-Aide à l’exécution d’autres activités de projet et tâches suivant les instructions reçues
-Participer à des cours de formation continue en rapport avec le poste et les attributions. Des formations adaptées sont choisies en concertation avec la RAF et convenues dans le cadre de l’entretien individuel

Qualifications, compétences et expérience requises
Qualification:

-Diplôme universitaire en organisation/administration de bureau ou diplôme similaire niveau BTS
-Expérience professionnelle:
-Avoir au moins 3 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire ;
-Une expérience à la GIZ et ou dans d’autres organisations internationales serait un atout.
Autres connaissances/compétences:
-Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (MS Office)
-Très bonne connaissance du français
-Bonnes capacités de gestion et d’organisation
-Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées sont choisies en concertation avec le cadre de direction compétent.

CANDIDATURE

Dossier de candidature

? une lettre de motivation ;
? un CV actualisé avec au moins 3 références ;
? copies légalisées des diplômes et attestations,
? un extrait de casier judiciaire

Adresses

Les candidat (e)s intéressé (es) dont les profils répondent aux critères du poste sont prié(es) de faire acte de candidature AU PLUS TARD LE VENDREDI 24 NOVEMBRE 2017 à 13H00:

– Physique en déposant le dossier de candidature dans une enveloppe portant la mention « Candidature Assistant Administratif et Logistique ou Assistante Logistique » à l’adresse : Bureau de la GIZ à Conakry, DI 256 Corniche Nord, Cité Ministérielle / Dixinn – BP 4100 ;

-Electronique en envoyant le dossier de candidature à l’adresse : recrutement.guinea@giz.de avec comme objet « Candidature Assistant Administratif et Logistique ou Assistante Logistique»

NB : Les candidatures féminines sont vivement sollicitées et seuls les candidats ou candidates présélectionnés seront contacté pour la suite de la procédure.