Dans le cadre de la mise en œuvre du «  Projet Education inclusive de qualité (EquiP) qui cible 150 écoles primaires dans la préfecture de Gueckedou, dans la  région Nzérékoré» ; par le présent avis Plan International Guinée lance un appel à candidatures pour le recrutement d’un (e) Assistant(e) Administratif (ve) basé(e) à Guéckédou.

1. A Propos de Plan Guinée

Plan International Guinée est une ONG Internationale humanitaire de développement communautaire centré sur l’enfant, sans aucune affiliation religieuse, politique ou gouvernementale installée en Guinée depuis 1989.

Le parrainage des enfants est le fondement de l’organisation.

La vision de Plan International est d’œuvrer pour un monde juste qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité pour les filles.

La mission de Plan International est d’apporter des améliorations durables dans la qualité de vie des enfants défavorisés des pays en développement, à travers un processus qui unit des personnes de cultures différentes et donne un sens et une valeur à leur vie.

La protection et la promotion des droits des enfants constituent la priorité de Plan.

Plan est une Organisation  qui prône l’égal accès à l’emploi et est engagée pour la protection des enfants et l’équité du genre et nos procédures de recrutement reflètent ces valeurs.

1. Raison d’être du poste

Le ou la titulaire du poste devra assister le Chef du Projet « EQUIP » dans la mise en œuvre des activités administratives du projet au niveau du bureau  et ; veiller à la bonne tenue de l’agenda du chef de Projet.

Dimensions du rôle:

L’Assistant (e) Administratif (e) est une partie intégrante de l’équipe du projet EQUIP. Le/La titulaire de ce poste est responsable de la coordination générale des activités administratives journalières tel qu’attribué par le chef de Projet.

L’Assistant (e) Administratif (e) devra :

• Assurer le suivi correct de l’agenda du chef de Projet;
• Assurer le suivi et la traçabilité des actifs mobiliers et immobiliers du projet ;
• S’assurer que les documents du projet (courriers, conventions, contrats….) sont bien archivés.
• Principales responsabilités
• Prendre connaissance du plan de travail avec le chef de projet et servir de lien avec le reste des membres de l’équipe sur ses aspects opérationnels.
• Maintient les plans hebdomadaires et mensuels de rencontres pour l’équipe de gestion de projet
• Soutenir le processus de planification pour l’achat de biens et de services
• Recevoir, centraliser et suivre avec les services de l’Administration de Plan International Guinée tous les besoins d’achats de matériel et de fourniture pour le compte du Projet
• Assister le service de la logistique dans le marquage et le suivi de la traçabilité des actifs du projet;
• Centraliser les documents du projet (courriers, conventions, contrats….) et soumettre au processus d’approbation du Directeur Pays ou son représentant.
• Veiller à la bonne tenue de l’agenda du chef de Projet.
• Recevoir les visiteurs et organiser les rencontres chaque fois que c’est nécessaire
• S’assurer que les minutes sont prises afin de capturer les actions et les résultats attendus et, sont partagées avec le personnel de l’équipe
• Assurer la coordination de voyage pour le personnel du projet ainsi que les visiteurs au bureau de pays liés aux activités du Projet
• Veiller à ce que les systèmes de classements appropriés sont créées et gérées au fil du temps et que les systèmes d’archivage appropriés sont mis en place.
• Agir comme point focal pour administrer les services de courrier et de messageries quotidiennes pour l’équipe
• Agir en tant que liaison entre l’équipe du projet et les autres unités administratives du bureau de pays

1. Connaissances, compétences, comportements, et expérience requis pour atteindre les objectifs de la position

Qualification et expérience

• BTS en Secrétariat de Direction/ Administration ou en Gestion.
• Minimum de trois (3) ans d’expérience comme assistante de direction ou assistante administrative de préférence d’un projet de développement
• Bonne Maitrise de l’outil informatique ;
• Bonne connaissance des logiciels de comptabilité ainsi qu’Excel, Outlook, Word et PowerPoint.
• Bonne connaissance du français; la maitrise de l’Anglais est un atout
• Etre un excellent travailleur en équipe
• Bonne communication Capacité de résoudre des problèmesécrit et oral
• .Bonne capacité à planifier.
• Être capable de travailler sous pression

Capacité spécifiques pour le poste

• Capacité de planification du travail,
• Maîtrise de la rédaction,
• Capacité à centraliser les informations,
• Gestion de l’agenda,
• Maitrise de l’outil informatique,

• Maîtrise de la langue française ;

Attitudes et compétences en leadership :

• Être engagé au bien-être des enfants et en mesure d’adhérer à la vision et la mission de Plan, y compris l’engagement à l’égalité des sexes;
• Ouverture d’esprit, et écoute attentive ;
• Forte capacité d’adaptation et esprit d’équipe ;
• Être proactif et travailler sous pression ;
• Communication orales et écrites claires et effectives ;
• Flexibilité conceptuelle et centre sur les résultats ;
• Défenseur des valeurs d’intégrité, de probité et loyauté ;

1. Procédure de candidature :

Les candidat(e)s intéressé(e)s par la présente offre sont prié(e)s d’envoyer leurs dossiers au plus tard le 31 Juillet 2017 à l’adresse électronique suivante :

Recrutement.Guinea@plan-international.org

Le dossier de candidature devra comporter :

-une lettre de motivation adressée au Directeur Pays de Plan Guinée ;

• un Curriculum Vitae ;
• Les copies certifiées des Diplômes et certificats de travails
• Tout autre document pouvant supporter votre candidature.

Bien vouloir mentionner dans l’objet de l’email les références :

`<<Recrutement : PL-G-005/PROG/ EQUIP /FY18/ Assistant (e) Administratif (ive) >>