AVIS DE VACANCE DE POSTE INTERNE / EXTERNE NºCONAKRY/OIM/006/2017
Programme Fonds Fiduciaire de l’Union Européenne-Organisation Internationale pour les Migrations (FFUE-OIM
- Titre du poste : Chargé d’Administration/Logistique et de Finance
- Unité : Programmes
- Numéro du Poste : NºCONAKRY/OIM/006/2017
- Classification : NOA
- Lieu d’affectation : Conakry
- Contrat : 03 mois, (renouvelables)
- Date limite : Jeudi 04 Mai 2017
TERMES DE REFERENCE
Sous la supervision directe du gestionnaire du programme, et celle fonctionnelle de l’officier de gestion des ressources de l’OIM, le candidat retenu sera le garant de la pérennité, de la transparence et de la fiabilité financière du projet ; il coordonnera également la planification, la mise en œuvre et le suivi des activités de logistique et d’approvisionnement, en parfaite conformité avec les règles et procédures de l’OIM et les exigences du bailleur de fonds. Plus précisément, il aura les responsabilités décrites ci-dessous ;
- Gestion Financière du projet
- Garantir la fiabilité de l’information financière produite dans le cadre du projet
- Superviser et coordonner toutes les tâches liées à la comptabilité, la trésorerie (lorsqu’applicable) et le contrôle de gestion dans le cadre du programme FFUE ;
- Élaborer les budgets opérationnels en conformité avec le budget global et les orientations stratégiques du management ;
- Suivre la situation des dépenses, analyser les écarts constatés par rapport aux prévisions budgétaires ;
- Définir les besoins et les moyens nécessaires à l’optimisation du système global de gestion financière du programme ;
- Assurer la liaison avec les institutions de microfinance qui seront sollicitées au cours de la mise en œuvre du projet ;
- Elaborer et soumettre des rapports financiers mensuels au gestionnaire du programme ;
- Assurer la conformité, en close collaboration avec l’équipe de gestion des ressources, de la gestion financière du projet avec les exigences de l’Union Européenne.
- Gestion Logistique/approvisionnement du programme
- Coordonner la mise en œuvre de l’approvisionnement, de la logistique, de la maintenance des équipements, de l’administration des actifs et du transport en parfaite conformité avec les règles établies.
- Faire la liaison avec le département logistique pour l’identification des moyens de transport efficaces et fiables pour le transport du personnel et des équipements nécessaires à la mise en œuvre du programme.
- Contribuer à la mise en œuvre de procédures permanentes pour les achats, les opérations de stockage et l’administration des actifs qui sont conformes aux instructions générales, aux politiques et aux exigences de l’Union Européenne.
- Établir un système de suivi des stocks, fournitures et des actifs du projet dans les divers bureaux d’intervention (sous-bureaux).
- Supporter l’équipe du programme FFUE-OIM dans la préparation et la publication des documents de passation de marché (appel à propositions et documents d’appel d’offres lorsqu’applicable). En assurer la transparence et la conformité au Manuel de Procédure de l’OIM et exigences du bailleur.
- Former et superviser les assistants en logistique/approvisionnement et logistique du projet, et veiller à ce qu’ils s’approprient les procédures établies dans le cadre du projet.
- Fournir un rapport mensuel sur l’Etat des activités de logistique/Approvisionnement au gestionnaire du Programme.
- Organiser et maintenir un système de gestion documentaire adéquat, supporter le responsable Logistique de l’OIM et le RMO dans la tenue de dossiers liés aux projets.
- Coordonner la planification stratégique pour les besoins d’approvisionnement et de logistique avec le Gestionnaire du programme et le chargé de programme national.
- S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.
Qualifications requises
- Titulaire d’un diplôme Universitaire (BAC+4) en Economie, Finance, Gestion Logistique ou tout diplôme équivalent.
- Disposer d’au moins 2 (deux) années d’expérience professionnelle en gestion administrative et financière de projets/programmes mis en œuvre en République de Guinée (notamment sous financement de l’UE) notamment serait appréciable
LANGUES Obligatoire
- Une parfaite connaissance du français et de l’anglais (bonne capacité rédactionnelle et de communication);
DEPOT DE CANDIDATURES
Les candidatures sont à envoyer par email au plus tard le Jeudi 04 Mai 2017 à l’adresse suivante HRrecruitmentunit@iom.int avec scans des documents sous mentionnés joints. Les dossiers incomplets ne seront pas examinés.
- Curriculum Vitae à jour
- Lettre de motivation indiquant les numéros d’avis de poste
- Diplômes, certificats et attestations de travail
- 03 Références (Nom, email et Contact téléphonique)
OIM GUINEA – Rue DI-252 Bloc des Professeurs DONKA/Commune de Dixinn BP: 729, mail:ckyoffice@iom.int | Web: www.iom.int