Ne pas pouvoir compter sur un collègue, c’est épuisant au quotidien. Prendre sur soi est contre-productif. Comment crever l’abcès de manière constructive ?
Votre collègue arrive systématiquement en retard aux rendez-vous client. Il ne vous transmet pas dans les temps les infos nécessaires pour que vous puissiez boucler votre présentation. Il oublie les réunions de travail fixées pour préparer le rapport que vous devez co-rédiger… Des situations irritantes au quotidien. D’autant que, sans pouvoir hiérarchique sur lui, il vous est difficile d’user d’autorité pour le faire changer.
Ne pas s’énerver
« Un collègue qui manque de fiabilité cherche à savoir jusqu’où il peut aller, comme un enfant qui cherche des limites, consultant et formateur en management. Il nous met dans la position d’un parent, que nous ne sommes pas, et cela peut devenir vite insupportable. » Le risque : s’énerver et nuire à la relation, avec les conséquences qu’on imagine pour l’équipe, au quotidien. « N’agissez pas sous le coup de la colère. Attendez de retrouver votre calme et préparez soigneusement ce que vous avez à dire », conseille le consultant.
Vérifier la clarté de l’organisation
Avant de déclencher votre plan d’action, êtes-vous bien sûr que les dysfonctionnements ne sont pas dus à un manque de clarté dans l’organisation du travail ? « Combien de fois ai-je entendu en entreprise : ‘Mais je croyais qu’il savait qu’il devait le faire !. Le manque de fiabilité est souvent la résultante d’une absence de cadre et de règles. Il est donc essentiel de s’assurer que chacun est bien au courant de ce que l’on attend de lui. « Cela vaut pour le manager qui encadre, mais aussi entre collaborateurs », souligne le consultant. Vous pouvez ainsi vous faire confirmer par votre collègue qu’il a bien noté qu’il devait vous envoyer la base de données à jour pour telle date.
Comprendre pourquoi il n’est pas fiable
L’important est de savoir pourquoi cette personne vous met en difficulté si régulièrement. Êtes-vous le seul à subir son manque de fiabilité ? Il y a sans doute entre vous un passif qu’il faut apurer. Occupez-vous une fonction qu’elle désirait obtenir ? De votre côté, votre attitude à son égard est-elle irréprochable ?
Votre collègue a-t-il toujours manqué de fiabilité ou bien est-ce un phénomène récent ? Dans ce cas, sans doute traverse-t-il une période difficile sur le plan personnel, débordé par ses problèmes, il n’arrive pas à tout gérer. Êtes-vous prêt à pallier ses défaillances le temps qu’il refasse surface ? Dans ce cas, vous pouvez suggérer une nouvelle organisation du travail sur une période déterminée avec lui. Mais peut-être votre collègue est-il tout simplement désinvolte et il ne se rend pas compte des conséquences de son comportement. Raison de plus pour lui parler et crever l’abcès.
Aborder franchement le problème
Adoptez les règles de la communication assertive : rester calme, exposer des faits sans juger la personne, exprimer son ressenti, proposer de rechercher ensemble une solution constructive.
Choisissez un moment et un lieu calmes pour l’entretien, qui ne doit pas se dérouler devant toute l’équipe. Énoncez clairement et calmement des faits (« tu ne m’as pas envoyé l’étude de prix que tu devais me donner hier ») sans juger la personne (« tu es vraiment gonflé de me faire ça »). Expliquez clairement en quoi cela vous gêne : « J’avais promis d’envoyer à X le devis ce matin et je n’ai pas pu le faire parce que je n’avais pas l’étude. Je n’aime pas ne pas tenir mes engagements envers un client ». Vous parlez de vous, de votre ressenti… et cela, c’est irréfutable ! Exprimez ensuite clairement votre besoin : j’ai besoin que tu me transmettes les documents le jour où c’était prévu. C’est important pour moi de sentir que je peux compter sur toi, que nous travaillons en équipe ».
Chercher une solution alternative
« Comment pourrions-nous éviter que ces incidents ne se reproduisent ? » Posez la question de manière à impliquer la personne dans la résolution de problèmes et de la responsabiliser. Elle sera plus encline à respecter des règles qu’elle aura elle-même contribué à fixer. « Faire appel à la liberté de l’autre, qui ainsi s’engage volontairement sur une tâche, est constructif et efficace ».
Alerter son manager
Enfin, si les problèmes persistent, et si ses défaillances vous mettent vous-même en difficulté, faites appel au manager de l’équipe, qui doit être alerté sur les dysfonctionnements. Au moins aurez-vous d’abord essayé de régler le problème par vous-même et le risque sera moins grand que la personne vive cela comme de la délation ou une trahison. Sans mettre en cause directement la personne en question, proposez-lui un rendez-vous pour réenvisager l’organisation, en pointant les difficultés rencontrées récemment. Ce sera à lui de recadrer et de creuser la question avec le collègue pour trouver des solutions.