RECHERCHEZ PARMI 418 711 APPELS D'OFFRES & OFFRES D'EMPLOIS DONT 44 768 EN COURS

RECHERCHE ASSISTANT ADMINISTRATIF

Date de Mise en Ligne: 28/11/2016 10:35:29


Nous sommes

L’Union européenne (UE) est un partenariat économique et politique unique entre 28 pays européens qui joue un rôle important au niveau international dans les domaines de la diplomatie, du commerce et de l’aide au développement, ainsi que par sa coopération avec les organisations mondiales. À l’étranger, l’UE est représentée par plus de 140 représentations diplomatiques, connues aussi sous le nom de Délégations de l’UE, qui ont une fonction similaire à celle d’une ambassade.  

La mission de la  Délégation de l’UE en République de Guinée est d'assurer la représentation de l'Union européenne en République de Guinée; renforcer et suivre les relations bilatérales politiques, économiques et commerciales;  promouvoir et défendre les valeurs et intérêts de l'Union européenne; mettre en œuvre les politiques de l'UE dans tous les domaines de sa compétence et assurer la gestion des programmes et projets de coopération avec la Guinée.

Nous proposons
Nous proposons un poste d'Assistant administratif. Dans le cadre de cet emploi, la personne recrutée se verra attribuer des fonctions qui dépendront des besoins de la Délégation. Lors du recrutement, le candidat retenu occupera un emploi spécifique en tant qu'Assistant administratif; cette fonction peut varier selon les besoins de la Délégation. Dans le cadre de cette fonction professionnelle, le candidat retenu servira de personnel d’appui pour les taches suivantes:

•    Tâches de Ressources Humaines : Gérer les dossiers et les droits individuels du personnel local (congés, missions, maladie). Appliquer, pour le personnel local, les procédures relatives aux rémunérations, aux avantages, aux rapports de notation, aux promotions, etc. Contribuer à la procédure de recrutement du personnel local. Traitement de la CNSS et RTS pour tout le personnel local.
    Tâches de gestion financière et comptable:. Participation à la tenue de la régie d'avance (suppléance chef d'administration et exécution des opérations connexes. Préparation et suivi des contrats/conventions/bons de commande. Participation à la gestion de l'inventaire. Exécution et suivi des transactions financières (engagements, paiements TVA, etc.) et des opérations connexes. Initiation opérationnelle: apposition du "conforme aux faits" après vérification. Régisseur d'avance suppléant.
•    Taches d'assistance en matière de gestion des biens: Gestion des baux et relations avec les propriétaires. Gestion des conventions de logement. Entretien et réparations à la résidence et aux logements du personnel expatrié.
•    Taches d'assistance en matière de contrats: Elaboration des spécifications et des cahiers de charge lors des appels d'offres et suivi des procédures de marché. Support à l'établissement et au suivi de contrats avec les sociétés contractantes (définition, supervision et vérification de leurs prestations). Support aux relations  avec les services clients/utilisateurs (recensement et suivi de leurs besoins). Assister à la réception des installations techniques. Assurer le suivi de la qualité des travaux. Vérifier le bon fonctionnement des systèmes techniques dans le cadre des programmes de maintenance. Vérifier l'exécution des travaux de maintenance et / ou la surveillance de ces travaux exécutés dans la Délégation et les résidences. Appliquer les dispositions de sécurité de travail dans les tâches quotidiennes. Suivi des contrats des prestataires (supervision des prestations, avenants).
•    Taches d'assistance pour des interventions techniques urgentes: Enregistrer et traiter les appels d'urgence et les demandes d'intervention. Dispatcher les interventions vers les services et / ou firmes concernées et assurer le suivi.

L'agent recruté travaillera directement dans les bureaux de la Délégation de l'Union européenne, dans  l'immeuble Le Golfe à Coléah à Conakry.
Les horaires de travail sont :
Du Lundi au Jeudi : de 08h00 à 13h00 et de 14h00 à 17h00
Le vendredi : de 08h00 à 13h30

L'agent recruté occupera la position d'Agent local de Groupe II, avec une rémunération de base initiale de 8.917.875  GNF.
Nous offrons une position concurrentielle dans un environnement international. Des avantages tels qu’un régime de pension complémentaire et une assurance médicale pour les employés et leur famille sont offerts sous certaines conditions.

EXIGENCES DU POSTE

ÉTUDES ET FORMATION
Niveau d’enseignement supérieur sanctionné par un Diplôme.
Un diplôme universitaire dans les domaines suivants: Gestion, Administration ou Ressources Humaines sera considéré comme un atout.

EXPERIENCE
Expérience professionnelle de trois ans minimum dans la gestion des ressources humaines et de la logistique.
Expérience de deux ans minimum dans une Organisation Internationale.   
Expérience dans l’administration d’une Organisation Internationale ou Ambassade sera considérée comme un atout.
La connaissance des procédures de marchés publics et de gestion budgétaire sera considérée comme un atout.

CONNAISSANCES
Connaissances spécialisées
Excellente maîtrise des outils informatiques sous Windows (Word, Excel, Outlook, Powerpoint …).

APTITUDES
Aptitudes linguistiques
•    Excellente connaissance du français et connaissance satisfaisante de l'anglais (notamment pour la compréhension de textes de règlementation).

Aptitudes à la communication
Qualités rédactionnelles excellentes
Aptitude à communiquer et rédiger de manière claire, simple et précise.

QUALITÉS PERSONNELLES
Grande capacité d'analyse et de résolution de problèmes.
Sens des responsabilités, rigueur, capacité de travail autonome, indépendance et impartialité dans le traitement des dossiers, application rigoureuse des procédures contractuelles et financières.
Respect de la confidentialité des dossiers traités.
Respect rigoureux des délais.
Disponibilité et efficacité dans un travail sous pression.
Aptitude à l'écoute, au partage d’idées et d’informations, au travail en équipe, sens des relations humaines. Curieux et enthousiaste à apprendre.
Bonne organisation et méthode de travail, prise d’initiative dans le respect des consignes
Performance attendue: Traitement des dossiers dans les délais avec un contrôle de qualité rigoureux.
Références morales : avoir au moins deux personnes de références qui attesteront la moralité et les performances professionnelles


Comment soumettre votre candidature
Veuillez adresser votre candidature et les pièces justificatives par courriel à: delegation-guinea-conakry-hoa@eeas.europa.eu. ou les déposer à l'adresse suivante:

DELEGATION DE L'UNION EUROPEENNE EN GUINEE
A l'attention du chef d'Administration
Ne pas ouvrir par le service courrier
Poste d'Assistant Administratif
Immeuble Le Golfe à Coleah  
Conakry.

Les candidats intéressés sont invités à déposer leur candidature, au plus tard le 07 décembre à 16h30.

La candidature doit contenir une lettre de motivation manuscrite et un CV détaillé. Un CV standard peut être retiré auprès de notre réception.  

Dans une première étape les candidats seront évalués sur leur CV et leur lettre de motivation. Seuls les candidats qui passeront cette première étape seront invités à passer une épreuve écrite. Les meilleurs candidats de l'épreuve écrite seront sélectionnés pour passer un entretien avec le Comité de Sélection. La Délégation ne fournira pas d’informations supplémentaires et ne discutera pas de la procédure de sélection par téléphone. Toutes questions concernant cette procédure doivent être adressées par écrit à delegation-guinea-conakry-hoa@eeas.europa.eu.