Solthis est une ONG ayant pour objectif de contribuer au renforcement des systèmes de santé pour améliorer l’accès à soins de qualité dans les pays à ressources limitées et/ou auprès des populations vulnérables. Son action se décline autour de 3 modalités : le renforcement des systèmes de santé, la recherche opérationnelle et le plaidoyer. Créée en 2003, pour favoriser une prise en charge médicale de qualité, accessible et pérenne, pour toutes les personnes touchées par le VIH/sida, Solthis élargit en  2015 son champ d’action notamment à la tuberculose, aux hépatites, à la santé de la mère et de l’enfant et aux maladies tropicales négligées.

Solthis intervient depuis 2008 en Guinée en accord avec le Ministère de la Santé et a notamment contribué à une prise en charge de qualité accessible à tous les patients séropositifs à Conakry et dans l’ensemble du pays. Solthis intervient également dans la mise en œuvre des activités dans les domaines des études et de la recherche, de la formation et le renforcement de capacités des acteurs de la prise en charge du VIH, du développement du système d’information sanitaire, de la pharmacie et des laboratoires.

Responsabilités du poste

Solthis recherche un(e) administrateur-Comptable pour assurer l’ensemble des aspects comptables, administratifs, financiers et ressources humaines de sa mission en Guinée. Il /Elle aura également le rôle de s’assurer du respect des procédures internes par les équipes.

Le poste est basé à Conakry et sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Administratif et Financier (RAF) ainsi qu’en lien étroit avec la chef de Mission Solthis Guinée et le Coordinateur Administratif et Financier basé au siège à Paris

Activités  

Comptabilité :

• Assurer la gestion comptable de la mission :
• Saisie et gestion des opérations comptables SAGA : budgétaire, avances, charges constatées d’avances, virement, éléments de rémunération
• Intégration mensuelle des écritures extra -comptables (ECA)
• Lettrage des classes 4 et explication s des avances non clôturées en fin de mois
• Pointage des écritures
• Vérification des imputations de comptabilité générales et analytiques sous la supervision du RAF
• Transmission mensuelle des documents comptables au RAF (lettre d’accompagnement expliquant notamment les classes 4 ouvertes, rapprochements bancaires, inventaires de caisses/coffres, relevés des cartes de carburant…)
• Gérer les avances
• Gérer les caisses et coffres :
• Saisie des opérations au fil de l’eau
• Anticipation et préparation des approvisionnements des caisses et coffres en GNF et en euros
• Déplacements à la banque pour l’approvisionnement des caisses/coffres en GNF
• Inventaire mensuel des caisses/coffres
• Gérer les comptes en banque :
• Suivi des opérations
• Etablissement des chèques de paiements
• Préparation des ordres des virements
• Anticipation des commandes de chéquiers
• Rapprochements bancaires mensuels et explication des opérations en suspens
• Relations avec la banque pour la gestion quotidienne (préparation des courriers d’ouverture et de fermeture de compte, suivi des demandes de circularisation…)
• Vérifications du versement effectif des virements
• Assurer les paiements (fournisseurs, salaires, charges sociales, contribution foncière unique…)

Contrôle Interne / Revue documentaire / Audit

• Contrôler les justificatifs des demandes d’achat avant mise en paiement
• Contrôler les justificatifs à l’appui des dépenses en lien avec les activités
• Gérer les pièces comptables
• Traitement et contrôle de la conformité et de l’exhaustivité des pièces comptables ;
• Classement et archivage des justificatifs ;
• Photocopie mensuelle et/ou scan des pièces comptables
• Transmission mensuelle des pièces comptables au siège
• Organiser des audits
• Vérification des pièces avant l’audit
• Lien avec le siège pour les dépenses non réalisées en Guinée
• Logistique (mise à disposition de bureau …)
• Mise à disposition des documents demandés aux auditeurs
• Rangement des pièces après audit
• Suivi des recommandations formulées lors des audits, sous la supervision du RAF

Ressources Humaines :

• Assurer la gestion administrative des dossiers du personnel national :
• Complétude des dossiers administratifs des salariés
• Etablissement des contrats de travail et leur avenant
• Vérification des justificatifs d’absence
• Suivi des absences et les congés du personnel
• Suivi des dossiers disciplinaires (décharges, transmission au siège…)
• Assurer les relations avec l’AGUIPE (visa sur l’ensemble des contrats de travail et des avenants)
• Organiser le recrutement du personnel national : proposition de profil de poste, publication des offres d’emploi, organisation des entretiens et tests
• Préparer la paie des salariés nationaux
• Calcul de la paie, des éléments variables et avantages prévus par le statut social
• Etablissement des bulletins de salaires
• Paiement des salaires du personnel national
• Calcul et paiement des charges sociales (CNSS, RTS)
• Préparation des perdiems et versement des perdiems aux expatriés, aux consultants et aux intervenants du siège
• Assurer le remboursement des frais médicaux du personnel national conformément au statut social

Cette liste n’est pas exhaustive et toute tâche demandée par le supérieur hiérarchique, reliée aux responsabilités du poste, devra être exécutée.

Profil

• Formation : Diplôme supérieur (min. bac + 4 en économie et/ou gestion des entreprises et administration, finance/comptabilité
• Expérience : Minimum 3 ans d’expérience en ONG internationale sur un poste d’administrateur et/ou assistant administrateur exigée.
• Compétences requises :
• Comptabilité/Gestion financière
• Connaissance des procédures bailleurs en termes de documentation comptable
• Maitrise de l’outil informatique : word, Excel, Saga
• Rigueur, organisation, Autonomie, dynamisme
• Ressources Humaines
• langue : Français, anglais serait un plus

Conditions

Statut : salarié de droit guinéen

Durée du contrat : 1 an renouvelable

Date de prise de poste : Dès que possible

Indemnités : salaires selon expérience.

Candidature : Adresser votre candidature (CV + lettre de motivation + dates de disponibilité) avant le 18 mai 2018 à Mme Anne LUTUN à l’adresse chefdemission.guinee@solthis.org, copie Mme Dominique PILLOT à l’adresse raf.guinee@solthis.org   en précisant en objet  « Candidature Administrateur – Comptable ».

Solthis se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension