Résumer une note technique, écrire un compte-rendu, présenter un argumentaire, faire un « elevator pitch »… Vos interlocuteurs ont peu de temps. L’information est abondante et complexe. Comment restituer l’essentiel et condenser vos propos pour convaincre ?
Le manager est souvent amené à prendre brièvement la parole en public et à rédiger des mémos courts pour ses équipes ou ses supérieurs. L’esprit de synthèse relève des compétences transversales qu’on exige de lui. Or, tout le monde n’est pas doué en ce domaine. Pas de panique, avec de la rigueur, de la logique et du bon sens cela s’apprend. Six techniques pour dominer une matière hétérogène.
1- Connecter son cerveau droit
Avant de se lancer, il s’agit de se mettre en condition en débranchant son hémisphère cérébral gauche, siège des concepts, des symboles, de l’analyse, du langage. Son activité entraverait le travail de synthèse. Au contraire, mobilisez l’hémisphère droit qui innove, combine, met en image, diffuse émotions et sensations. Il s’intéresse au concret et à la globalité des choses. Pour vous échauffer, élaborez déjà trois phrases clés sur votre sujet avec un vocabulaire quotidien, réaliste, évocateur, percutant.
2- Cadrer sa réflexion.
Dés la préparation pensez à captiver l’auditeur ou le lecteur. Votre exposé, s’il veut être succinct, portera sur un seul message, l’objectif. Et il doit pouvoir être entendu ou lu en 3, 5 ou 10 minutes, la durée. Deux garde-fous qui éviteront les textes-fleuve. Une façon de se discipliner consiste à découper sa thématique en trois parties et à y adjoindre une poignée de termes signifiants.
Exemple : j’expose à l’équipe le futur déménagement. Mon objectif : en présenter les avantages. Mes parties : 1/ le nouveau quartier… « restaurant », « transports », « salles de sport », « pelouses ». 2/ les nouveaux bureaux… « clarté », « climatisation », « décloisonnement ». 3/ d’autres façons de travailler… « logiciel Z », « mobilier ergonomique », « espace », « cafeteria ».
Le plus : noter l’objectif et la durée sur un papier qui servira de corde de rappel avant et durant la rédaction ou le déroulé du speech
3- Bâtir des plans simples
Gare à ne pas partir d’une page blanche sinon c’est l’imagination qui prendra le dessus. Il s’agit de trouver une trame, un fil rouge qui aidera à organiser votre pensée. Il existe trois types de plan. 1/ »Le plan par opposition », qui liste les « plus » et les « moins » d’une question. 2/ »Le plan scientifique » qui dresse l’état des lieux, le pourquoi de la situation, les solutions envisageables. 3/ »le plan par catégorie », qui valorise des items : fournisseur, direction, clients etc. Après, il suffit de remplir les cases. Une tâche qui ne doit pas dépasser la demi-heure.
Le plus : mixer « catégories » et « oppositions » pour clarifier vos propos
4- Ecrémer les informations
Adoptez la technique du survol. Inutile de creuser les dossiers pour en saisir la portée générale. L’idéal, c’est de parcourir la documentation en ayant en tête des buts précis. Si vous regardez un cahier des charges, par exemple, vous pouvez avoir trois grilles de lecture.1/ comment je réponds, avec quelles propositions ? 2/quel est l’état d’esprit de celui qui a écrit ce pensum ? 3/quels sont les mots qui ont du sens au regard du sujet ? A capter sur le papier (ou l’écran).
Vous aurez au final une vue d’ensemble pertinente.
Le plus : se minuter à une demi-heure de lecture panoramique par thème à traiter
5- Réaliser une carte mentale
L’exercice, dit aussi « mind mapping » est en général conseillé pour booster sa créativité. Il est toutefois intéressant pour cartographier un projet, car il est ludique et facile. La représentation devient alors une sorte de pense-bête sur les actions à mener avant le jour « J » (déménagement, lancement etc.). Des actions regroupées sur cinq ou six branches principales par le procédé associatif, grâce aux substantifs ou verbes concrets, aux schémas, dessins etc. Efficace pour rassembler ses idées.
Le plus : afficher cette carte sur un mur avant de formaliser son topo.
.6- Sortir du perfectionnisme
« Sois parfait » est l’une des injonctions internes qui motivent l’individu selon les experts de l’analyse transactionnelle (1). Et le stress est un facteur aggravant. Si vous faites partie de ce groupe, méfiez-vous. Pas question d’entrer dans les détails ou les arcanes d’un dossier, même alambiqué. Interrompez-vous régulièrement et interrogez-vous : Là, suis-je dans le superflu ? Est-ce utile à mon interlocuteur ? Est-ce que je perds mon temps ?