Statut :

Bande de rémunération :

Lieu d’affectation :

Date d’affectation :

Fin du contrat :

Supérieur hiérarchique :

Personnel National

4 A

Mamou

Décembre 2017

Juin 2018

Responsable Administratif et Financier

Le titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

• fonctionnement de l’administration financière conformément aux procédures standard de la GIZ  et de la Banque mondiale;
• fonctionnement du système comptable conformément aux procédures standard de la GIZ  et de la Banque mondiale;
• fonctionnement de la gestion administrative du Projet (Immobilisations, stocks, etc.) ;
• entrées et sorties de la banque (gestion de la trésorerie);
• gestion financière prévisionnelle, supervision et comptabilité du Projet.

Le/la titulaire du poste :

• Gère le courrier Arrivée et Départ
• Gère les fournitures de bureau et les équipements du Projet
• Veille à ce que les biens et services acquis dans le cadre du programme soient utilisés conformément à leur destination
• Procède à la codification et au marquage des immobilisations
• Participe aux inventaires physiques des biens du projet

1.      Gestion Financière

Le/la titulaire du poste :

• Elabore le plan de décaissement mensuel, trimestriel
• Prépare les requêtes de fonds à paiement à transmettre au Bureau GIZ Conakry
• Assure les opérations financières bancaires et les relations avec la banque
• Assure la bonne gestion de la trésorerie
• Conserve les chéquiers en circulation
• Remplit les chéquiers
• Prépare les ordres de virement
• Tient la caisse menues dépenses
• Effectue les paiements par caisse
• Tient les brouillards de trésorerie manuels et sur le logiciel Cashbook
• Assure le suivi des engagements en temps réel
• Participe à la préparation des rapports et états financiers
• Effectue les états de rapprochement bancaires périodiques
• Traite les factures des prestataires ou fournisseurs
• Effectue les paiements aux fournisseurs et/ou prestataires de services du projet
• Effectue les reversements mensuels des indemnités
• Etablit les états de payement ou de remboursement
• Vérifie que les justificatifs/reçus remis par le projet sont complets
• Fournit des conseils concernant les affaires financières liées au projet
• Seconde le Responsable Financier dans toutes les tâches de gestion financière.

2.      Gestion comptable

Le/la titulaire du poste :

• Participe à la mise en place du système comptable informatisé
• Assure la tenue de la comptabilité générale et budgétaire
• Vérifie que les justificatifs/reçus remis par le projet sont complets
• Participe à la production périodique des rapports financiers
• Participe aux travaux de comptabilité avec le progiciel de comptabilité WINPACCS
• Prépare les budgets prévisionnels mensuels et annuels et contrôle les écarts ;
• Présente au Bureau GIZ Conakry les livres de caisse et les récapitulatifs de soldes de comptes
• Procède régulièrement au suivi des coûts à l’aide du logiciel de la GIZ AMS selon les besoins du projet
• Prépare, tous les trimestres, l’analyse des dépenses au regard du budget du projet (contrôle du budget) ;
• Participe à la préparation et à la réalisation des missions d’audit comptable et financier des comptes du projet
• Participe à la préparation et à la réalisation des différentes missions d’audit interne et de supervision du projet
• Participe à la mise en œuvre des recommandations contenues dans les rapports d’audit et de supervisions.
• Seconde le Responsable Financier dans toutes les tâches de gestion comptable.

3.      Gestion des contrats de financement basés sur la performance

Le/la titulaire du poste :

• Assiste les bénéficiaires des contrats de financement basés sur la performance du Projet dans la préparation des budgets ;
• Appuie les services financiers des bénéficiaires de contrats de financement basés sur la performance
• Analyse et valide les requêtes de fonds des bénéficiaires de  contrats de financement basés sur la performance
• Analyse et valide les pièces justificatives de dépenses des bénéficiaires de financement
• Seconde le Responsable Financier dans toutes les tâches de gestion des contrats des bénéficiaires de financement

4.      Attributions spécifiques

Le/la titulaire du poste :

• Appuie les DPS dans l’élaboration d’un plan d’approvisionnement des médicaments, équipements et consommables.
• Suivant les normes et procédures d’approvisionnement des médicaments de la GIZ, appuie la commande pour les médicaments définis et la livraison à la PCG
• Appuie la PCG dans le transport des médicaments, équipements et consommables du niveau régional aux structures sanitaires selon les modalités prévues
• Coopère avec l’approche pilote „Financement basé sur les résultats (PBF) dans la préfecture de Mamou ». Le PBF sera mis en œuvre dans la préfecture de Mamou et afin de créer des synergies entre les approches existantes, le projet cherchera l’échange étroit avec les responsables de projet dès le début ainsi qu’avec d’autres partenaires sur place.
• Appuie l’identification et la formation de 12 ATS comme formateurs au niveau de district (4 par district) pour l’amélioration des compétences des ASC en matière de santé maternelle et infantile.
• Appuie financièrement les plans d’amélioration des structures de santé participantes issus du « monitorage amélioré »
• Appuie les DRS et DPS dans la planification et mise en œuvre des supervisions supportées dans les structures sanitaires avec l’objectif d’amélioration de la qualité des services.

5.      Autres attributions

Le/la titulaire du poste :

• Rend compte immédiatement de tous les problèmes liés à l’administration financière et au respect des règles ;
• Est responsable du classement conformément aux règles de la GIZ
• Participe aux commissions de dépouillement et d’adjudication
• Participe à la réception des travaux, biens et services
• Assume d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur

Qualification

• Licence en comptabilité ou qualification équivalente

Expérience professionnelle

• Au moins 3 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire

Autres connaissances/compétences

.  Vérification des comptes

• Connaissance approfondie des programmes de comptabilité assistée par ordinateur
• Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office)
• Traitement confidentiel des données et informations
• Très bonne connaissance du français ; connaissances en allemand et anglais souhaitées
• La connaissance des langues locales est un atout.

Statut :

Bande de rémunération :

Lieu d’affectation :

Date d’affectation :

Fin du contrat

Supérieur hiérarchique :

Personnel National

4A

Mamou

Décembre 2017

Juin 2018

Responsable Administratif et Financier

. Appuie le projet dans le recrutement du personnel ;

. Appuie le projet  dans la gestion du personnel ;

. Conseille, avec l’appui du Bureau GIZ, le personnel du Projet sur les thèmes fondamentaux de la politique du personnel ;

. Est le point focal pour le recrutement et la gestion des Agents Techniques de Santé (ATS) et les Agents de Santé Communautaire (ASC) pour la Direction Régionale de Santé (DRS) de Mamou.

1.      Recrutement de personnel du projet

Le/la titulaire du poste appui le projet GIZ dans :

. l’organisation et la gestion de la recherche du personnel pour le projet

.  et le processus de recrutement conformément aux standards de la GIZ.

Plus spécifiquement, le/la titulaire du poste appuie le projet dans :

• l’établissement de profils et les descriptifs de poste correspondants ;
• la classification du personnel sur la base des profils établis et la fixation, au cas par cas, de la valeur de référence pour une rémunération adéquate ;
• la recherche de personnel approprié selon les exigences requises ;
• la rédaction des offres d’emploi et la publication dans les médias imprimés ou médias en ligne appropriés ;
• l’évaluation des candidatures reçues ;
• la présélection sur la base des exigences ou des critères de recrutement,
• l’organisation des procédures de sélection (par ex. entretiens d’embauche) et le cas échéant, la décision de sélection
• les  demandes de références
• l’information des candidat(e)s dont les dossiers ont été rejetés
• l’établissement de la documentation du processus de sélection
• l’archivage des documents et la saisie des données dans les systèmes de GRH existants.

2.      Gestion de l’embauche et suivi du personnel du projet

Le/la titulaire du poste appuie le projet dans la gestion des contrats et le suivi des salariés pour toutes questions relatives au personnel du projet ;

Plus spécifiquement, le/la titulaire du poste appuie le projet dans :

• la fixation de la forme de contrat appropriée sur la base du droit du travail national et selon des critères de fond et de forme (contrat à durée déterminée ou indéterminée, distinction avec un contrat de consultant, statut de stagiaire, etc.)
• la rédaction du contrat de travail en se basant sur le contrat standard de la GIZ, sur les conditions d’emploi en vigueur au plan local et sur le contenu de l’offre d’emploi
• l’évaluation du personnel du projet.

3.      Attributions spécifiques

Le/la titulaire du poste :

• Appuie les formations des prestataires de soins ainsi que les Directions Préfectorales de Santé (DPS) et la DRS dans la gestion des médicaments y compris la gestion de la logistique et le recouvrement des coûts des pharmaceutiques
• Appuie à l’élaboration et l’installation d’une application informatique de gestion de médicaments dans 41 centres de santé au maximum et ii) formation de personnel dans l’utilisation de cette application informatique.
• Fait un état des lieux de besoin en ATS dans les structures de santé en tenant compte des interventions des partenaires dans la région.
• Appuie techniquement et financièrement la DRS et les DPS de Mamou dans le recrutement de jusqu’à 92 ATS pendant la durée de projet en incluant les communautés dans le processus de recrutement.
• Appuie le plaidoyer au niveau national pour la prise en charge de ces ATS par le Ministère de la Santé après la fin de projet en coopération avec le PSRF et le PASSP.
• Appuie l’élaboration des modules de formation de santé maternelle, néonatale et infantile en tenant compte des modules existants de la Direction Nationale de Santé Familiale et de Nutrition (DNSFN).
• En collaboration avec les (DPS),  i) identifie 6 formateurs au niveau de district (2 formateurs par district) et ii)  forme les formateurs en ces modules.
• En collaboration avec les DPS, met en place la formation des ATS en tenant compte des interventions des autres partenaires et en étroite collaboration avec la composante 2 du PSRF.
• En coopération avec les DPS et les centres / postes de santé, analyse les besoins en ASC
• Appuie les DPS et centres de santé dans l’adoption des critères de sélection des ASC selon les documents nationaux de la DNPSC et dans l’élaboration d’une grille d’évaluation des ASC avec des qualifications similaires.
• Accompagne et appuie techniquement et financièrement les DPS et centres de santé dans la sélection et le recrutement des ASC en incluant les communautés.
• Au niveau national, appuie techniquement le processus d’intégration des ASC dans la fonction publique en collaboration avec le PRSF en étroite collaboration avec le volet 3 du PSRF relatif à la nécessité de la demande de services de santé de la reproduction de répondre mieux aux besoins.
• Appuie l’élaboration des modules de formation pour les ASC en coopération avec la DNPSC.
• En coopération avec les DPS et les centres / postes de santé, identifie et forme 12 ATS comme formateurs au niveau de district (4 par district) pour l’amélioration des compétences des ASC en matière de santé maternelle et infantile.
• Assure la mise en œuvre des formations des ASC et fait le suivi post-formation des ASC.

4.      Autres attributions

Le/la titulaire du poste

• Assume d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur

Qualification

• Licence/maîtrise en sciences de gestion/diplôme d’études de droit, de sciences économiques ou de sciences sociales (si possible avec spécialisation en gestion des RH) ou diplôme équivalent

Expérience professionnelle

• Au moins 3 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire
• Une expérience à un poste similaire dans une organisation internationale comme la GIZ serait un atout.

Autres connaissances/compétences

• Compétences et connaissances dans le secteur de la santé ;
• Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office) ;
• Maîtrise des méthodes de gestion des ressources humaines ;
• Bonne connaissance du droit du travail et du droit social de la Guinée ;
• Compétence avérée en matière de conseil sur les questions de RH
• Présentation convaincante comme prestataires de services et comme gestionnaire ;
• Très bonne connaissance du Français ; connaissances en allemand et anglais souhaitées ;
• Sens du traitement approprié des données se rapportant au personnel (confidentialité, protection des données).

Statut :

Bande de rémunération :

Lieu d’affectation :

Date d’affectation :

Fin du contrat

Supérieur hiérarchique :

Personnel National

4T

Mamou

Décembre 2017

Juin 2018

Chef d’équipe

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

Sous l’autorité du chef d’équipe, il

• Participe à la planification mensuelle des activités du projet
• Assure i) la planification et le suivi/évaluation de la mise en œuvre des activités des trois composantes du projet et ii) rend compte par écrit hebdomadairement
• Assure le suivi des indicateurs du projet et rend compte par écrit toutes les deux semaines
• Est en liaison avec tous les partenaires du projet, suit la mise en œuvre des activités par ces partenaires et rend compte par écrit du niveau de réalisation et d’atteinte des objectifs de chaque activité programmée
• Participe aux activités de coordination et exécute toute mission à lui confiée par le chef d’équipe
• Participe aux activités de coordination avec la DRS et / ou les autres partenaires intervenant
• Rédige les comptes rendus des réunions tenues au projet ou en dehors et assure l’archivage
• Maintient une bonne communication et un bon flux d’information entre toutes les institutions concernées, les partenaires et le Projet ;

1.    Activités de coordination du Projet

Le/la titulaire du poste :

• Appuie les formations sanitaires dans les 3 préfectures d’intervention du Projet, en collaboration avec les partenaires du Projet ;
• Planifie, mets en œuvre et suit, en proche collaboration avec les DRS, les DPS et les partenaires, des plans de travail du Projet ;
• Participe au renforcement des capacités des équipes cadres et du personnel de santé par des cours de formation et le support de la formation continue ;
• Appuie la mise en place d’un système de collaboration en coopération avec des partenaires nationaux et internationaux ;
• Promût un dialogue permanent entre les agents de santé et la population ;
• Appuie le renforcement de la coopération et des échanges entre les partenaires impliqués dans les services de santé de la reproduction, du renforcement des districts de santé et de la collaboration ;
• Participe aux réunions de coordination du Projet et des partenaires ;
• Assure la supervision et le suivi des activités du Projet et élabore des rapports réguliers ;
• Apporte un appui au Chef d’Equipe pour la gestion technique du Projet ; par : la planification des activités, l’élaboration des termes de référence relatifs aux besoins en assistance technique ; la rédaction des rapports d’activité, la communication des données pour le système de S&E ;
• Se concerte régulièrement avec les autres Projets de la Région de Mamou ;
• Participe à la formulation des plans d’action du projet et aide à l’harmonisation entre le système de planification et le système de budgétisation ainsi qu’avec les partenaires ;
• Assume la responsabilité, conjointement avec l’autorité partenaire, pour la préparation, la réalisation et la documentation ateliers (hors formations), forums, réunions d’équipe et autres activités de projet ;

2.    Activités de suivi-évaluation

Le/la titulaire du poste :

• Coordonne et soutient la préparation et l’exécution des activités de suivi évaluation (S&E) du Projet
• Complète la base de données en organisant la collecte des données nécessaires
• Assure le suivi et la réactualisation des informations dans la base de données

. Evalue de façon permanente le niveau d’efficacité du dispositif de suivi et apporte les ajustements nécessaires pour l’adapter à l’évolution du contexte

. Surveille l’effet des actions sur les indicateurs de suivi

• Communique régulièrement aux responsables du projet les résultats atteints

.  Identifie en temps opportun les obstacles pour l’atteinte des résultats attendus

. Propose et met en œuvre des stratégies pour pallier aux problèmes constatés

.  Informe le Chef d’Equipe de la nature du problème, des solutions mises en œuvre et des difficultés à les résoudre en cas de persistance

. Rédige périodiquement des rapports de suivi

• Identifie les besoins en logistique, en outils de gestion et en formation des acteurs du suivi
• Coordonne et planifie, avec l’appui du Chef d’Equipe et du PSRF, les activités de soutien au suivi évaluation : formation, supervision
• En collaboration avec le Ministère de la santé, identifie et met en œuvre les mécanismes d’intégration du S&E du Projet dans le système de suivi au niveau national.

3.    Communication et travail en réseau

Le/la titulaire du poste :

• Soutient la coopération, le contact régulier et le dialogue avec les partenaires ; apporte son soutien au travail de relations publiques et coopère avec des communautés locales, les organisations, les structures non gouvernementales et les personnes importantes dans l’environnement du projet de même qu’avec d’autres projets, dans le but d’entretenir de bonnes relations de travail et de les améliorer ;
• Communique sur les intérêts et efforts locaux, en informe qui de droit et facilite les échanges d’idées et d’informations au bénéfice du Projet

4.    Attributions spécifiques

Le/la titulaire du poste est responsable de :

.  Faire une analyse de besoin en médicaments, équipements et consommables des 42 centres de santé et 120 postes de santé dans la région de Mamou.

. Suivre la mise en œuvre de l’approvisionnement des Centres de santé de la région de Mamou   en MEG

. Suivre et documenter les indicateurs sur les médicaments dans chaque structure : (i) taux de remplissage des fiches d’information sur les médicaments de SMNI, (ii) taux de consommation trimestrielle des molécules utilisées pour la SMNI, (iii) Taux de rupture, (iv) Nombre moyen de jours de rupture, Nombre de mois de stock disponible à la fin de chaque trimestre

• Suivre les formations des prestataires de soins ainsi que les DPS et DRS dans la gestion des médicaments y compris la gestion de la logistique et le recouvrement des coûts des pharmaceutiques
• Suivre la formation de personnel dans l’utilisation de l’application informatique de gestion des médicaments

. Appuyer l’analyse des besoins en ASC en coopération avec les DPS et les centres / postes de santé

• Appuyer dans l’élaboration d’un état des lieux de besoin en ATS dans les structures de santé en tenant compte des interventions des partenaires dans la région.

. Apprécier la qualité des formations des personnels de santé et des Agents de Santé communautaire

• Appuyer l’identification de 6 formateurs au niveau de district (2 formateurs par district) et ii) la formation des formateurs en ces modules
• Appuyer les DRS et DPS dans la planification et mise en œuvre des supervisions supportées dans les structures sanitaires avec l’objectif d’amélioration de la qualité des services
• Appuyer financièrement les plans d’amélioration des structures de santé participantes issus du « monitorage Amélioré »
• Appuyer au niveau national, et plus particulièrement le BSD dans le développement des documents stratégiques, des politiques et interventions dans la santé maternelle et infantile.

5.    Autres attributions

Le/la titulaire du poste

• Assume d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur.

Qualification

• Etre titulaire d’un Doctorat en médecine ou une qualification similaire.
• Etre titulaire d’un Master en Santé Publique

Expérience professionnelle

• Au moins 5 ans d’expérience dans le développement des districts de santé, la planification, la programmation et le suivi et évaluation

Autres connaissances/compétences

• Très bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (Excel, Word, Power Point) ;
• Très bonne connaissance technique sur le renforcement du district de santé, le système de santé en Guinée et sur au moins deux des aspects suivants : la coordination, la prévention et préparation aux maladies à potentiel épidémique, la surveillance à base communautaire et la gestion des ressources humaines ;
• Connaissances en gestion de la qualité et en financement de système de santé désirées ;
• Très bonnes capacités de rédaction des rapports ;
• Autonomie et sens de l’organisation ;
• Pratique courante (à l’oral et à l’écrit) de la langue française et bonne pratique de l’anglais ; la connaissance d’une langue locale est un atout ;
• Communication claire et en temps et bon esprit de travail.

Statut :

Bande de rémunération :

Lieu d’affectation :

Date d’affectation :

Fin du contrat

Supérieur hiérarchique :

Personnel National

4A

Mamou

Décembre 2017

Juin 2018

Responsable Administratif et Financier

Le/la titulaire du poste :

• Appuie le projet dans les achats de biens (produits médicaux et pharmaceutiques, matériels et équipements) conformément aux règles et dispositions de la GIZ et de la Banque mondiale ;
• Appuie le projet dans les déclarations de douane ;
• Appuie le projet dans les formalités liées à la déclaration et à l’immatriculation des véhicules ;
• Appuie le projet dans l’information rapide concernant l’état des différents achats/dossiers de douane, en particulier en cas de retards ;
• Appuie le projet dans la gestion du transport et de la distribution des produits médicaux et pharmaceutiques ;
• Appuie le projet dans l’efficacité de la coordination avec les acheteurs du siège.

1.      Achats/approvisionnements

Le/la titulaire du poste appuie le projet dans :

• les achats d’équipements sur place, et en particulier la réalisation de la mise en concurrence et l’exécution des commandes conformément aux règles de la GIZ et de la Banque Mondiale, le cas échéant en concertation avec le siège;
• la réception des marchandises, la documentation de la réception et les contrôles nécessaires ;
• le traitement des réclamations ;
• la vérification des factures de marchandises, des bordereaux de livraison et autres documents (de livraison) ainsi que du mandat de paiement ;
• l’organisation du transfert sûr des marchandises vers le lieu de destination ;
• l’information du projet du lieu et des dates et heures de livraison ;
• le traitement des avaries ;
• la documentation et le classement des commandes en bonne et due forme une fois closes.

2.      Déclarations de douane

Le/la titulaire du poste appuie le projet  et suit toutes les tâches relatives aux déclarations en douane pour les achats du projet.

3.      Formalités liées à la déclaration et à l’immatriculation des véhicules

Le/la titulaire du poste appuie le projet et suit toutes les tâches relatives aux déclarations et à l’immatriculation des véhicules du projet.

4.      Tâches à caractère général

Le/la titulaire du poste :

• Organise la distribution des fournitures de bureau et autres matériels de bureau au sein du projet ;
• Surveille la mise en place et la tenue des carnets de route des véhicules du projet ;
• Réunit et analyse les rapports des chauffeurs sur l’état des véhicules du projet.

5.      Attributions spécifiques

Le/la titulaire du poste :

§  Appuie l’élaboration d’une analyse des besoins en médicaments, équipements et consommables des 42 centres de santé et 120 postes de santé dans la région de Mamou.

• Appuie les DPS dans l’élaboration d’un plan d’approvisionnement des médicaments, équipements et consommables.

. Suivant les normes et procédures d’approvisionnement des médicaments de la GIZ, appuie la commande pour les médicaments définis et la livraison à la PCG

.  Appuie la PCG dans le transport des médicaments, équipements et consommables du niveau régional aux structures sanitaires selon les modalités prévues

• Appuie les formations des prestataires de soins ainsi que les DPS et DRS dans la gestion des médicaments y compris la gestion de la logistique et le recouvrement des coûts des pharmaceutiques
• Appuie i) l’élaboration et l’installation d’une application informatique de gestion de médicaments dans 41 centres de santé au maximum et ii) formation de personnel dans l’utilisation de cette application informatique.

6.      Autres attributions

Le/la titulaire du poste :

• Assume d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur.

Qualification

• Licence en sciences de gestion/diplôme de fin d’études en gestion des entreprises, brevet professionnel d’études commerciales reconnu

Expérience professionnelle

• Au moins 4 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire, dont 2 ans dans une organisation internationale comme la GIZ.

Autres connaissances/compétences

• Excellente connaissance des achats
• Très bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office)
• Très bonne connaissance du français ; connaissances en allemand et anglais souhaitées

Dossier de candidature

·         Une lettre de motivation ;

·         Un CV détaillé et actualisé avec au moins 3 références ;

·         Copies légalisées des diplômes et attestations ;

·         Un extrait de casier judiciaire (obligatoire) ;

·         Physique en déposant le dossier de candidature dans une enveloppe portant la mention « Candidature au poste + intitulé du poste » à l’adresse : Bureau de la GIZ à Conakry, DI 256 Corniche Nord, Cité Ministérielle / Dixinn – BP 4100 ;

·         Electronique en envoyant le dossier de candidature à l’adresse : recrutement.guinea@giz.de   et mettant comme objet « Candidature au poste + intitulé du poste »

–       Seuls les candidats ou candidates présélectionnés seront contactés pour la suite de la procédure.