1.Contexte organisationnel

Conformément aux dispositions des articles 2, alinéa 3 et article 132 de la Constitution qui stipule que « La Commission Electorale Nationale Indépendante (CENI) est chargée de l’établissement et de la mise à jour du fichier électoral, de l’organisation, du déroulement et de la supervision des opérations de vote.

Elle en proclame les résultats provisoires », la Commission Electorale Nationale Indépendante (CENI) de la République de Guinée exprime le besoin de recruter un cabinet sur la base d’une consultation internationale pour réaliser un audit complet du fichier électoral biométrique à cet effet.

Cette expression de besoin répond aussi à l’application des dispositions des points 8, 9, 10, 11, 12 et 13 de l’accord politique inter-guinéen du 12 octobre 2016.

Le cabinet aura la charge de réaliser un audit complet des procédures administratives et techniques de l’enrôlement et de la mise à jour du fichier électoral biométrique.

2. Mission

A. Activités clés:
Identifier les forces et les faiblesses du fichier électoral, du système et des procédures d’enrôlement et formuler les mesures correctives pour les élections nationales à venir.

A.1. Activités phase 1 : Examen des procédures

• Les procédures administratives et juridiques d’acquisition des logiciels et kits d’enrôlement des électeurs;
• Les procédures administratives et techniques d’enrôlement des électeurs sur le terrain ;
• Le dispositif de suivi et évaluation des opérations de révision des listes électorales sur le terrain.
• Etablir un état des lieux contradictoire du fichier électoral à travers le recueil des griefs, insuffisances ou doléances exprimés ;
• Vérifier/évaluer les dispositifs relatifs à l’inscription des électeurs en vue d’élections équitables, transparentes et démographiques dont les résultats seront acceptés par toutes les parties prenantes;
• Formuler des mesures correctives pour renforcer les acquis du fichier électoral.

A.2. Activités phase 2: Analyse technique de la base de données et des systèmes en central

Certifier l’intégrité, la fiabilité et la sécurité du fichier électoral du système en réalisant des examinant les éléments suivants:

– L’existence des électeurs normalement enrôlés en 2015 dans le fichier actuel

L’audit examinera l’existence des électeurs normalement enrôlés en 2015 sous Gemalto dans les commissions administratives de révision des listes électorales et qui ne se trouve pas dans le fichier électoral actuel.
Quelles sont les causes de déperditions de leurs données et formuler les recommandations pertinentes.

– La prise en compte du découpage administratif de 2016 dans la cartographie électorale actuelle

L’audit examinera si le découpage administratif de 2016 a été pris en compte dans la présente cartographie électorale des élections communales. Sinon, quelles sont les causes, et en formuler les recommandations pour leurs prises en compte.

– L’adéquation du découpage administratif et électoral par rapport à la densité géographique et démographique

Analyse du nombre d’électeurs par bureau de vote pour chaque circonscription électorale.

– La corrélation entre la population et le corps électoral

Se basant sur le dernier recensement de la population et de l’habitat en Guinée d’une part, et d’autre part sur les révisions des listes électorales précédentes, procéder à une analyse comparative des accroissements de la population et du nombre d’électeurs par préfecture sur toute l’étendue du territoire et à l’extérieur.

Approfondir cette analyse à la tranche d’âge comprise entre 18 et 25 ans.

– La nouvelle codification des bureaux de vote

L’audit examinera le système de codification des bureaux de vote dans les secteurs, districts, quartiers et fournira les règles et procédures pour une nouvelle stratégie de codification des bureaux de vote tenant compte des implications techniques des recommandations formulées dans le cadre de la délimitation équitable et administrative en districts des circonscriptions électorales précédemment citées.

– La cartographie des bureaux de vote

L’audit examinera la question de la cartographie vectorielle des bureaux de vote pour une meilleure géo localisation et reconnaissance imaginée de l’itinéraire des bureaux de vote.

– La sécurisation des listes électorales (la protection des listes électorales souvent données au parti politique en période électorale)

L’audit examinera la question d’accès au fichier électoral par les partis politiques en période électorale sous forme de liste électorale et à travers un benchmarking (analyse comparative) de bonnes pratiques en la matière, permettant ainsi de formuler les recommandations pertinentes sur les responsabilités juridiques, administratives et techniques des partis politique en matière de protection des données personnelles des électeurs.

– L’architecture informationnelle
La maitrise des opérations d’informatisation inhérente au fichier électorale renforce la confiance des acteurs dans le traitement des données électorales. C’est pourquoi au regard du modèle de collecte d’information et du mode opératoire des processus prédéfinis, l’audit examinera et formulera les recommandations pour le court, moyen et long terme sur:
1. Les acquisitions technologiques des logiciels de gestion et d’exploitation de données avec la CENI et entre la CENI et les démembrements ou d’autres organismes pour la mise à jour régulière du fichier électoral.
2. L’analyse du logiciel de consolidation centrale des données.
3. La protection des infrastructures réseaux des biens matériels et services du site central.
4. Le plan de formation du personnel et de maintenance des équipements informatiques et des logiciels.
5. Le code de conduite et d’éthique du personnel du site central.

• Pour les électeurs recensés lors de la révision de 2015, nés un 1er janvier ou un 1er juillet, afficher les photos d’un échantillon représentatif pour déterminer le nombre de photos pouvant potentiellement des mineurs, les classer par circonscription électorale.
• Evaluation de la fiabilité du programme de détection des doublons (système AFIS) ainsi que la procédure complète notamment celle liée à l ‘intervention de l’opération de dé doublonnage.
• Vérification du fonctionnement correcte du système biométrique et photographique (présenter les disfonctionnements et limites).
• Faire une analyse de la répartition des électeurs considérés comme vrai ou faux doublons par circonscription électorale.

3. Résultats attendus

B. Activités
B.1. Activités phase 1 :

Pour cette phase, le principal résultat attendu de l’audit du fichier électoral est la mise en évidence à travers une note technique les forces et les faiblesses des procédures administratives, juridiques et techniques d’acquisition des applications et kits d’enrôlement et de toutes les opérations de terrain liés à la révision à titre exceptionnel des listes électorales et au découpage électoral en vue d’une amélioration conformément aux procédures et les textes en vigueur en République de Guinée.

B.2. Activités phase 2:

Une note technique comprenant l’avis sur les différents points ayant fait l’objet d’analyse et faire les recommandations en vue de l’amélioration du processus d’établissement et de gestion du fichier électoral.

4. Méthodologie

Selon sa compréhension des présents termes de références, le cabinet recruté proposera une approche méthodologique pour validation à la CENI, toutefois, cette approche devra tenir compte des points suivants (non exhaustifs).

a) Recueillir des informations: ressources documentaires, entretien avec les différents acteurs du processus électoral, diagnostic organisationnel (les procédures en amont et en aval pour les processus liés au fichier électoral, les structures impliquées,…..), ressources matérielles, immatérielles, l’application des dispositions du code électoral, la fiabilité, la traçabilité et l’exhaustivité.

b) Entretenir les parties prenantes: la CENI, le Ministère de l’Administration du Territoire, le comité de suivi et autres acteurs impliqués.

c) Lire les documentations techniques, administrative et réglementaire en vigueur, le rapport du comité technique de suivi du fichier électoral de la présidentielle de 2015 et les rapports des missions d’observations (MOEUE, Société Civile, UA, CEDEAO,….).

d) Examiner les requêtes du cahier des charges.
e) Faire des tests d’analyse soit technique ou d’enquête sur le terrain.
f) Formuler des recommandations pour améliorer le fichier électoral.
g) Faire régulièrement le point avec le comité technique et le comité de suivi sur les activités d’audit.

5. Profil du cabinet

Pour un meilleur résultat de l’audit, la présente mission peut être exécutée par un cabinet ou un groupement de cabinets. Cependant, la composition de l’équipe de mission doit au moins comprendre:

• 1 Expert IT en gestion et analyse de base de données (minimum bac +5) 10 ans d’expériences.
• 1 Expert en gestion de base de données biométriques (AFIS)
• 1 Expert en système et sécurité informatique
• 1 Expert en justice informatique et techniques associées
• 1 Expert en opérations électorales.
• 1 Expert en système d’information et de géo localisation avec un profil de statisticien /démographe (certifié en SIG).

6.Compétences

Toutes ces compétences doivent justifier au moins 5 ans d’expérience dans le domaine de l’audit du fichier.
Le soumissionnaire devra proposer une équipe ayant participé à trois missions similaires ou être en cours réalisation d’au moins un (1) mandat, au titre de cabinet d’audit principal dans le domaine de l’audit d’un fichier électoral.

Le soumissionnaire doit inclure dans sa manifestation d’intérêts la liste des projets d’audit biométrique réalisés dans les cinq(05) dernières années, par lui ou par les experts qu’il propose.

La connaissance des directives de l’ISACA est considérée comme un atout.

7. Profil Administratif et Financier

Le soumissionnaire doit inclure, dans son offre, les états financiers certifiés par un auditeur agréé ou par un commissaire aux comptes, relatifs aux trois dernières années (2014, 2015, 2016). Le soumissionnaire doit inclure dans son offre, un document d’enregistrement au registre du commerce dans son pays d’origine.

8. Modalité de sélection

Le recrutement sera fait sur la base de la sélection fondée sur la qualité à tous les cabinets ou regroupement d’experts spécialisés, ayant au moins cinq (5) ans d’expérience dans la mise en place et l’exécution de ce type d’opération.

9. Langue de l’offre

L’offre, le travail, les rapports et les correspondances y relatives émanant du soumissionnaire doivent être écrits en français, langue de travail en République de Guinée.

10. Monnaie de l’offre

Le soumissionnaire établira les prix en dollar américain et convertir en franc guinéen au taux du jour de la banque centrale de la République de Guinée.

11. Demande d’informations complémentaires

Chacun des soumissionnaires peut demander des informations complémentaires sur les objectifs spécifiques ou l’ensemble des points contenus dans les termes de références. Chaque demande ainsi que la réponse fournie par la CENI seront transmises aux autres cabinets.

12. Durée de la mission

La durée de la mission est de trois mois au maximum.

13. Critères d’éligibilité

Les critères d’éligibilité, l’établissement de la liste restreinte et la procédure de sélection seront conformes au code des marchés publics en vigueur en République de Guinée. L’intérêt manifesté par un cabinet n’implique aucune obligation de la part de la CENI de le retenir sur la liste restreinte.

14. Délais de dépôt

Les dossiers de manifestation d’intérêt adressés au Président de la Commission Electorale Nationale Indépendante CENI à l’adresse ci-dessous, devront y être déposés en trois (03) exemplaires dont un original et trois copies marquées comme tels sous plis fermés au plus tard le Mardi 14 novembre 2017 à 14h TU.

15. Ouverture des plis

L’ouverture des plis aura lieu le Mercredi 14 novembre 2017 à 14h TU dans la salle de réunion au 2ème étage de la CENI en présence des soumissionnaires qui le désirent.

16. Adresse de dépôt

Au secrétariat Central de la Commission Electorale Nationale Indépendante CENI à l’adresse suivant:

Commission Electorale Nationale Indépendante (CENI),
Quartier Cameroun/ Commune de Dixinn/ BP: 1032 CONAKRY Tél: (224) 622-79-04- 27
E-mail.: ceniguineeconakry@gmail.com- Site web: www.ceniguinee.org