Mortelle, interminable, systématique… La réunion assomme vos collaborateurs. Comment empêcher sa prolifération et abréger ses longueurs ? En sortant de la routine. Pour lutter contre l’ennui et gagner en performance rien de mieux que de limiter le nombre et la durée de ces rencontres. Et de booster la créativité des participants. Voici sept pistes pour y parvenir.
1. Supprimer les réunions-reportings
Osez désacraliser la réunion du lundi ou les rendez-vous automatiques qui jalonnent un projet. En quoi sont-ils indispensables ? S’il s’agit d’informer, les comptes-rendus de ce qui a été fait, ça ne sert à rien. Sauf si ces moments sont les seuls où l’équipe peut se voir, il faut alors les contenir à 15 ou 20 minutes et les orienter vers l’avenir. Pour tout message factuel (annonces, indications, synthèses…), privilégiez les outils numériques, mails, internet, réseaux sociaux. Vous diminuerez de 80% le nombre d’assemblées improductives.
2. Attribuer un nom à la réunion
Toute rencontre utile doit chercher à résoudre un problème. Il est alors facile de lui trouver un titre qui ait du sens. Une fois noté sur les agendas papier ou du type Outlook, celui-ci accrochera les participants qui les consulteront. Car lire » lundi à 10h : réunion de service, » n’est pas excitant mais découvrir « réunion pour régler la panne de la machine Y » ou « réunion en vue de donner satisfaction au client Z » est mobilisateur. Certaines baptisent d’ailleurs ces temps là des « workshops », signalant ainsi qu’il y aura un vrai travail de réflexion. Vous gagnerez un temps fou, car les intéressés seront présents, à l’heure et préparés au sujet du jour.
3. Privilégier les tables en rond
L’agencement de l’espace est capital. A proscrire, les tables en U, parce que celui qui s’installe au bout endosse immanquablement le rôle du présentateur ou du professeur. Quant à la table rectangulaire, elle mange tout l’espace, plus personne ne peut bouger. Au contraire, la configuration en cercle ou la table ronde stimule l’échange, les interactions, la circulation des idées et des individus. Par ailleurs, l’idéal consiste à réunir un nombre impair d’invités, afin d’éviter les blocages lors de la prise de décision.
4. S’autoriser à écourter le timing
Vous avez fixé un délai de deux heures pour dénouer tel imbroglio ? Deux scenarios sont possibles. Soit la question a été tranchée rapidement, auquel cas vous pouvez lever la séance une heure plus tôt, inutile de jouer les prolongations. Soit les discussions s’embourbent et vous devez couper court aux débats en programmant un rendez-vous plus tard. Les gens vous en sauront gré.
5. Varier les lieux et se déplacer
Plutôt que d’investir à chaque fois la salle du 1er étage ou ailleurs, songez à délocaliser l’équipe dans des endroits insolites : la terrasse de l’immeuble, le jardin à côté du parking, le bistrot du coin… Vous émoustillerez ainsi ses neurones, ce qui permet d’avancer plus vite. Faites aussi des points debout.
Autre piste, organisez des réunions itinérantes dans l’entreprise en fonction des chapitres abordés dans l’ordre du jour : à la comptabilité pour un souci de factures client, dans les ateliers pour un défaut de produit, au marketing, aux achats… Cela demande une petite préparation mais c’est efficace.
6. S’exprimer par le jeu
Délaissez le Powerpoint ou le paper-board. Le jargon des métiers peut en effet être un obstacle à la compréhension collective ce qui ralentit le rythme général. Vous pouvez utiliser le dessin, le portraits chinois ou même des lego, afin tout le monde puisse clarifier ses idées avant d’échanger. Un langage commun se créera vite autour de la table. Chez un fabricant de cosmétiques qui cherchait à déterminer les critères d’un bon vendeur de nouvelles formations et de futurs recrutements, un workshop créatif a été monté, avec des membres des RH, de la direction commerciale, du marketing. Chacun a pris des lego pour se représenter ses critères puis les a ensuite partagés avec le groupe. En deux heures émergea un profil idéal. Sans cet exercice, il aurait fallu 10 réunions sur 2 mois pour parvenir au même résultat.
7. Accueillir l’imprévu
J’appelle cela des « accidents ». Les contributeurs d’une problématique à résoudre empruntent parfois des chemins de traverse pour trouver une solution. Même si ces échappées sont hors sujet, elles conduisent souvent à des améliorations inattendues sur un processus, une méthode, une organisation. Du coup, vous faites deux réunions en une, et c’est tout bénéfice!