Solthis est une ONG internationale qui a pour objectif d’améliorer l’accès aux soins des populations des pays à ressources limitées. Son action se décline autour de 3 modalités : le renforcement des systèmes de santé, la recherche opérationnelle et le plaidoyer. Solthis intervient depuis 2008 en Guinée en accord avec le Ministère de la Santé et de l’Hygiène publique et le Comité National de Lutte contre le Sida et a notamment contribué à une prise en charge de qualité accessible à tous les patients séropositifs à Conakry et dans l’ensemble du pays.
Dans le cadre de la nouvelle subvention VIH du Fonds Mondial, Solthis a été sélectionné comme Sous récipiendaire par Population Service International (PSI, Récipiendaire Principal de la subvention).
Pour mettre en œuvre cette subvention, Solthis aura à organiser de nombreuses formations et recherche un Logisticien Formations basé à Conakry pour assurer l’ensemble des activités de mise en œuvre de ces formations et missions de supervision.
Responsabilités du poste

Sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif et financier, en collaboration avec ce dernier et le Logisticien, le titulaire du poste assurera l’organisation opérationnelle des formations et missions de supervisions d’une part et le suivi budgétaire et financier de ces activités d’autre part.

Principales tâches :

Administration et Logistique :

Organisation des missions et formations :

– Etablir les demandes de missions/formations selon le planning établi : réceptionner la liste des formateurs internes et externes à Solthis, et la liste des participants, établir les per diem, indemnités de transports des participants, hébergements, restauration, locations de salles, matériel de formation, etc.
– Effectuer un contrôle du montant prévu au regard du budget disponible,
– Obtenir la validation des demandes de missions selon les délais requis dans le manuel de procédure
– S’assurer de la disponibilité des ressources fixes: véhicules, matériel de formation (vidéoprojecteur, ordinateur, etc.) et préparer les fiches de sortie du matériel
– Préparer les lettres d’invitation aux participants et les envoyer,
– Effectuer les réservations nécessaires pour la mission : restauration, salles de formation et hébergements (contrôle de l’existence et des conditions d’utilisation d’un générateur),
– Préparer les fiches de per diem et de remboursement des coûts de transport des participants
– Préparer le matériel pédagogique (flipchart, manuels de formation, blocs notes, stylos, etc.)
– Effectuer les achats de matériels
– Planifier les déplacements des véhicules et informer les chauffeurs
– Remise / récupération du matériel de formation et pédagogique et signature des fiches de remise / entrée de matériel au départ / à la fin de la mission

Sélection des fournisseurs

– Recueillir les informations nécessaires auprès des prestataires de services et des fournisseurs
– Vérifier l’exhaustivité des informations et les classer en conséquence
– Sélectionner les fournisseurs
– Actualiser la liste interne des fournisseurs

Comptabilité et Finances :

Factures / demandes de paiement

– Rédiger les demandes de biens et services
– Réceptionner les factures des prestataires et fournisseurs
– Enregistrer les factures reçues dans l’ordre chronologique et en suivre le traitement et le paiement
– Vérifier l’exactitude des factures reçues
– Obtenir l’approbation du paiement par l’Administrateur
– Présenter les factures pour l’approbation du paiement par l’Administrateur
– Après approbation, procéder à la demande de paiement
– Suivi de près des paiements (rapprochement)
– Informer les prestataires de services/fournisseurs des paiements effectués en leur donnant les détails nécessaires
– Archiver et classer les copies des factures et les demandes de paiements

Paiement des frais de mission
– Selon les procédures internes, procéder au paiement des perdiems et autres frais de missions des participants, formateurs et partenaires.

Budgets
– Etablir le budget des activités de formation et les missions de supervision
– S’assurer de la disponibilité budgétaire

Reporting – Qualité
– Documente le déroulement des missions de formations
– Met à jour le planning des formations
– Effectue le reporting selon les procédures internes

Cette liste n’est pas exhaustive et toute tâche demandée par le supérieur hiérarchique, reliée aux responsabilités du poste, devra être exécutée.

Profil
– Formation : Bac +2 ou équivalent en comptabilité avec des connaissances en logistique
– Expérience : Minimum 2 ans d’expérience sur un poste similaire. Une expérience en ONG serait appréciée.
– Compétences requises : Sens de l’organisation, capacité d’adaptation, rigueur, qualité rédactionnelle, maitrise de l’outil informatique, Autonomie, dynamisme
– Langue : Français
– Mobilité : Très mobile.

Conditions
Statut : salarié de droit guinéen
Durée du contrat : Contrat à terme imprécis
Date de prise de poste : Dès que possible
Salaire : selon expérience avec package (transport, formation, frais médicaux)

Candidature : Adresser votre candidature (CV + lettre de motivation + références) avant le 17 juillet 2017 par mail à Madame Aïssatou DIALLO à l’adresse assistantadmin.psi@solthis.org en précisant en objet «Logisticien-formation projet PSI »

Seules les personnes pré-sélectionnées sur étude de dossiers seront contactées pour un entretien.

Solthis se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce.
Merci de votre compréhension