Titre du Poste : Assistant (e) Programme/PEV
Numéro de poste : 381815
Grade du Poste : G.05 du barème du système des Nations Unies
Lieu d’affectation : Conakry
Durée du contrat : 12 mois
Type de contrat : Temporaire
1- DESCRIPTION
Sous la supervision générale du Représentant de l’OMS et la supervision directe du Chef de programme en charge du PEV, le candidat ou la candidate effectuera les tâches suivantes:
1.Réceptionner et distribuer tous courriers adressés au Programme :
2.Préparer le plan d’action hebdomadaire du Programme ;
3.Planifier/Préparer les réunions internes de même que les ateliers organisés par le Programme conformément aux calendriers et besoins ;
4.Assurer la gestion des fournitures de bureau destinées au Programme (Suivi de l’utilisation et inventaire);
5.Rédiger les correspondances d’information financière à l’attention des Responsables nationaux des programmes ainsi que les correspondances administratives courantes liées aux transactions financières et budgétaires :
6.Tenir la caisse de menues dépense du Programme ;
7. Recevoir les ANNEXES 3 et mettre à jour le tableau des DFCs et Dis;
8.Entrer/mettre à jour les plans de travail, y compris les coûts prévus dans le GSM;
9.Effectuer le paiement des engagements du Programme ;
10.Préparer les budgets des activités sur le terrain avec la collaboration de la partie nationale :
11.Archiver les copies des Pièces comptables :
l2.Faire le suivi budgétaire de l’exécution des dépenses de terrain;
l3.Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétions, et agir en fonction de la nature et l’urgence de chacun, y compris la redirection, le cas échéant;
14.Surveiller les demandes et les commandes de biens et services, y compris les exigences de réception, de paiement et de l’inventaire ;
l5.Rediger la correspondance administrative de sa propre initiative ou sur la base d’instruction; finaliser la correspondance/des rapports à la signature/l’approbation;
16.Vérifier que la correspondance à expédier est présentée en conformité avec les règles de l’OMS et les styles du programme et vérifier la langue, la grammaire et l’exactitude avant de soumettre à la signature et à l’approbation ;
17.S’assurer que les rapports et documents techniques sont conformes aux normes, règles, pratiques et procédures de l’OMS, éditer et corriger si nécessaire avant leur soumission à la signature ou l’approbation de l’autorité compétente ;
18. En collaboration étroite avec les autres membres du personnel d’appui , créer et/ou maintenir des systèmes de classement ; révision constante du système de classement pour s’assurer que l’information est à jour et utilisée de façon efficace et efficiente.
19. Obtenir de briefings et documents de références pour les réunions, séminaires, ateliers, etc… en étant assisté par un personnel professionnel de l’équipe, vérifier leur disponibilité et s’assurer qu’ils ont les dossiers d’information et documents appropriés ;
20. Organiser le plan de briefing pour les staffs arrivant dans le Programme et au moment de leur départ ;
21. Etablir les demandes de voyages dans le GSM pour les voyages officiels de l’OMS. Faire des réservations de vols et d’hôtel, préparer les dossiers de voyages officiels de l’OMS. Faire des réservations de vol et d’hôtel, préparer les dossiers de voyage et traiter avec d’autres sujets connexes comme demandé ou de sa propre initiative ;
22. S’acquérir d’autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris fournir un appui à d’autres domaines du travail.
II. QUALIFICATIONS, EXPÉRIENCES & AUTRES
Compétences
•Fin d’études secondaires ou équivalente formation technique, commerciale ou finance. La formation dans le domaine du secrétariat ou dans le domaine administratif est souhaitable.
•Expérience dans des postes de soutien administratif ou avec une Agence du SNU est un atout. Expérience basée sur Oracle sur d’autres systèmes d’ERP est un aussi souhaitée.
Expériences :
• Au moins 3 à 5 ans d’expériences pertinentes ;
• Expériences de travail avec des partenaires multiples
Langue : Bonne connaissance du Français avec la capacité de pouvoir travailler en anglais.
III. Constitution de Dossiers et Procédure d’Application :
Les candidats sont priés de soumettre leur dossier de candidature sur le site internet de recrutement de l’OMS en utilisant le lien suivant : https:/adfs-who-int.vcdp.who.int/adfs/ls/
Ils doivent remplir leur Curriculum Vitae (PHF) en ligne d’abord pour ceux qui ne l’ont pas encore fait. Une fois finalisé, ils pourront postuler en choisissant l’avis de vacance de poste sur STELLIS N° 1700370.
La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 18 juin 2017.
Poste ouvert uniquement aux candidats de nationalité Guinéenne
Les candidatures féminines sont fortement encouragées
Pour des raisons pratiques, seuls les candidats dont les dossiers sont retenus seront contactés.
« LE BUREAUX DE L’OMS EST UN ESPACE NON FUMEUR »
Fait à conakry, le 19 mai 2017