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Avis de Recrutement d’Un(e) Assistant (e) Administration et Comptabilité

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A propos d’Expertise France :

Expertise France est l’agence publique de la coopération technique internationale.

L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

  • Gouvernance démocratique, économique et financière ;
  • Stabilité des pays en situation de crise / post-crise et sécurité ;
  • Lutte contre le dérèglement climatique et développement urbain durable ;  Renforcement des systèmes de santé, protection sociale et emploi.

Avec un volume d’activité de 191 millions d’euros, plus de 500 projets en portefeuille dans 100 pays et 63 000 jours d’expertise délivrés par an, Expertise France inscrit son action dans le cadre de la politique de solidarité, d’influence et de diplomatie économique de la France.

Assistant (e) Administration et Comptabilité

SITUATION/ POSITION : Direction des Opérations

L’assistant (e) administration et comptabilité basé(e) à Conakry est placé(e) sous la responsabilité hiérarchique d’un Responsable Administration et Finances national basé à Conakry.

MISSIONS :

Les principales missions confiées à l’assistant (e) administrative et comptable sont les suivantes :

Administration :

  • Appui à l’organisation administrative des réunions de travail, des ateliers/formations et des comités de pilotage des projets
  • Appui la préparation des documents et dossiers à remettre aux participants
  • Appui la réservation de salle
  • En lien avec le logisticien, prépare les fournitures et le matériel nécessaire
  • Appui la vérification de la disponibilité et fonctionnalité du matériel de projection ou audio
  • Assure l’organisation des pause-café et déjeuner
  • Assure la gestion des feuilles d’émargement et la remise des per diem
  • Accueille et installe les visiteurs
  • Réceptionne et transmets des courriers (entrants et sortants)
  • Appui à l’obtention de visa pour les experts
  • Appui à la prise de rendez-vous PCR pour les experts
  • Réservation de chambre pour les experts
  • Appui et back-up la chargée Comptabilité et Admin dans les taches liées au missions et dans toute tache administrative le cas échéant

Comptabilité :

  • Tenir les journaux comptable banque & caisse (saisir de façon quotidienne les dépenses)
  • Faire le suivi et le contrôle de la caisse de façon journalière (suivi des avances, demande d’approvisionnement caisse, etc…).
  • Faire les inventaires de caisse hebdomadaire avec la chargée de la comptabilité et de l’administration et mensuel en lien avec le RAF.  Respecte les règles de sécurité financière
  • Vérifier la conformité du dossier comptable fourni par les partenaires ou l’équipe EF avant transmission au RAF pour validation des demandes de paiement (dans le respect des seuils d’engagement et paiement des dépenses EF)
  • Effectuer les paiements à partir de la caisse,
  • Mettre à jour quotidiennement le journal de caisse, avance et banque (format EF)
  • Assister l’élaboration des réconciliations bancaires mensuels en lien avec la chargée comptable et admin.
  • Assurer quotidiennement un autocontrôle du journal de caisse et de la caisse physique, selon les procédures EF
  • Effectuer l’inventaire hebdomadaire et mensuel de la caisse en lien avec la chargée de la comptabilité et admin, à faire valider par le RAF
  • Suivre l’évolution de la trésorerie, anticiper les dépenses et faire les demandes de réapprovisionnement

Archivage :

  • Chargée d’archivage de toute documentation comptable et administrative
  • Assurer la numérotation des pièces justificatives et le classement des pièces (archivage informatique et papier)

Audit externe :

  • Appuie la préparation des audits externes (rassemblement des pièces)

PROFIL SOUHAITE :

  • Diplôme universitaire en Comptabilité, Finances, Administration ;
  • Expérience réussie d’au moins 2 ans sur un poste en tant que Comptable, Assistant (e) comptable, Assistant (e) Financière, Assistant (e) Administrative
  • Capacité de supporter le stress,
  • Multidisciplinarité un atout
  • Expérience dans une organisation internationale un atout
  • Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word ;
  • Avoir le sens de la discrétion et de la confidentialité ;

Date limite de dépôt : le 21 mai 2021.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Les candidatures (CV et lettre de motivation) seront adressées à l’adresse suivante par mail :

rh.guinee@expertisefrance.fr