Le bureau du Fonds des Nations Unies pour la Population (UNFPA) en Guinée recrute :

Titre du poste : Assistant(e) Administratif (ve) et Financier(e)
Niveau : Gs7
Type de contrat : Durée déterminée (FT)
Durée : 12 mois (renouvelable sur la base des performances)
Lieu d’affectation : Conakry, Guinée.

Résumé des fonctions et taches

Sous la conduite générale du Représentant de l’UNFPA et la supervision du (de la) Chargé(e) des Opérations, l’Assistant(e) Administratif (ve) et Financier(e) assure l’appui à l’exécution efficace des transactions financières et administratives des opérations, en soutien à la gestion du programme du bureau de l’UNFPA.

L’Assistant(e) Administratif (ve) et Financier(e) :
•    Analyse les politiques et les procédures administratives et financières, particulièrement celles concernant l’Exécution Nationale, afin de fournir des conseils et des formations au personnel et gestionnaires des projets.
•    Appui la préparation des missions d’audits NEX et de Management et contribue à la mise en œuvre de mécanismes visant à exécuter et à assurer le suivi de la mise en application des mesures correctrices recommandées.
•    Apporte un appui technique à l’exécution d’activités visant à assurer le recrutement du personnel et la préparation de contrats de services et de consultants.
•    Apporte les appuis techniques et logistiques nécessaires à l’organisation de missions, d’ateliers et de réunions de travail.
•    Apporte un appui technique à l’exécution des tâches relatives aux transactions ‘Atlas’ (réquisitions, commandes, paiements et autres transactions financières et administratives) selon le profil d’utilisateur.
•    Apporte un appui technique spécifique à la mise en œuvre des processus de commande et d’achat de biens et services initiés par le bureau.
•    Travaille en collaboration étroite avec le personnel du programme pour l’analyse et le suivi financier de la mise en œuvre des activités
•    Assure le suivi de l’exécution financière des ressources régulières et multi bilatérales du programme en fournissant les informations et les analyses financières nécessaires, y compris les tendances des dépenses et le niveau d’exécution.
•    Détecte les problèmes potentiels liés à la consommation budgétaire et suggère au Management du bureau les mesures correctives idoines.
•    Développe les outils et les mécanismes pour le suivi efficace des budgets des projets et du programme, coordonne la compilation des données financières et fournit au Management du bureau, de façon continue, des informations  financières précises et mises à jour.
•    Contribue au bon fonctionnement d’un système efficace de contrôle interne et de suivi des recommandations des audits et effectue les transactions financières de façon fiable et dans les délais.
•    Assure un suivi constant de la transmission des rapports financiers et des supports de justification des dépenses engagées par les partenaires d’exécution.
•    Contribue à la mise en place d’un système efficace d’archivage des dossiers administratifs et financiers du bureau.
•    Remplace le (la) chargé(e) des Opérations, l’Assistant(e) Financier(e) et l’Assistant(e) administratif (ve) du bureau en cas d’absence ou d’empêchement.
•    Exécute toutes autres tâches nécessaires au bon fonctionnement du Bureau Pays telles que mandatées par le Représentant et/ou le superviseur.

Compétences corporatives et fonctionnelles
•    Intégrité et engagement au mandat de l’UNFPA
•    Valorisation des diversités
•    Capacité à promouvoir les échanges des connaissances et de l’information ainsi que la formation continue
•    Aptitude dans les innovations, le marketing des nouvelles approches
•    Gestion des relations humaines et du travail en équipe
•    Habileté de réflexion analytique et stratégique
•    Orientation vers les résultats
•    Transparence et engagement pour l’excellence.
•    Esprit d’équipe et capacité à travailler dans un environnement multiculturel

Qualifications requises
–    Etre titulaires d’une Licence (Bac + 3) ou d’un diplôme équivalent dans l’un des domaines suivants : Administration des Affaires, Finances, Gestion, Sciences Economiques ;
–    Avoir au moins 5 années d’expérience professionnelle pertinente à des fonctions administratives et/ou financières avec des niveaux de responsabilité croissants ;
–    Avoir une parfaite connaissance de la langue française et une bonne connaissance de l’anglais ;
–    Avoir une bonne connaissance des logiciels courants de bureau (Windows, Applications Microsoft Office) ;
–    Etre familier au travail au sein du SNU et être dévoué (s) à la cause et à la Charte des Nations Unies ;

Dépôt des candidatures
•    Une lettre de motivation
•    Un CV sur Formulaire P11 disponible sur le site du Bureau Pays de l’UNFPA (http://guinea.unfpa.org) et à la Représentation de l’UNFPA en Guinée.
•    Les copies certifiées des diplômes et des attestations

Le délai de réception des candidatures est fixé au 19 Mai 2017 à 12h00 à :
•    la Représentation de l’UNFPA, Coléah, Maison Commune des Nations Unies, 3ème Etage, BP 222 Conakry, GUINEE. ou
•    par Email à gin.procurement.group@unfpa.org; avec copie à : alkaba@unfpa.org

Les dossiers devront porter la mention : « Avis de vacance de poste Assistant Administratif et Financier ».