Demande de Devis (RFQ pour « Request For Quotation »)
Date : 04/05/2020
À : Toutes les sociétés de vente de groupe électrogène, légalement installées en GUINEE et d’ailleurs
De : LENO Faya Florent, Procurement & Logistics Manager.
Objet : Demande de Devis (RFQ) pour l’Achat d’un Groupe électrogène de 80 à 100KVA.
No. D’Achat : PR-2020-05-001
Madame, Monsieur,
Nous avons le plaisir de vous informer que Helen Keller International (HKI) recherche des fournisseurs expérimentés et qualifiés disposés à fournir un groupe électrogène avec les spécifications décrites dans cette demande de devis. Si vous êtes intéressé, vous trouverez ci-dessous quelques indications à suivre :
- Votre devis doit être soumis sur papier à en-tête de votre entreprise et signé par une personne habilitée.
- Se référer aux Termes et Conditions ci-dessous pour la préparation de votre devis.
- Les vendeurs de groupe désirant postuler peuvent passer au bureau signé l’attestation de conflit d’intérêt.
- Aucun appel téléphonique ne sera accepté et toute question concernant cette demande de devis doit être soumise par écrit avant la date limite. Les questions et les réponses qui sont importantes seront partagées par HKI avec tous les autres offrants.
Recevez, mes sincères salutations. Faya Florent LENO ; Logistique & Procurement Manager HKI GUINEE
Spécifications du groupe électrogène recherché :
| Article No. | Description ou Spécifications | Unité | Quantité |
| 1 | Groupe électrogène (80 minimum et maximum100 KVA)
· Moteur à quatre temps, Injection directe · Naturellement aspiré suralimenté, refroidi par eau ou à turbocompresseur avec refroidisseur d’air. · Machine ou d’Administration Electronique · La pompe à injection de carburant · Système de démarrage électrique · Faible décharge et faible consommation de carburant · Installé confortablement et maintenir facilement |
U | 1 |
| Spécification du groupe électrogène.
· Fréquence : 50HZ · Tension : 400/230V · Phase : 3 · Carburant : Diesel · Accessoire : Batterie, fil, tuyau d’échappement, le silencieux, l’amortisseur, disjoncteur. |
Exigences de Validité du Devis
| Exigences d’admissibilité du Fournisseur | Cette demande de prix est ouverte aux entreprises commerciales et non-gouvernementales, capables de fournir et livrer les produits, et réputées pour conduire leurs affaires avec un souci d’intégrité et d’éthique.
HKI acceptera des offres provenant de fournisseurs qui sont des USA, de la république de Guinée ou d’un autre pays en développement, tel que spécifié par USAID ADS 310 [https://www.usaid.gov/sites/default/files/documents/1876/310maa.pdf]. HKI acceptera également les offres provenant de fournisseurs qui sont d’un autre pays mais HKI peut devoir disqualifier ces dernières offres en fonction de l’approbation du donateur sur la source et l’origine du bien. Pour que HKI soit à mesure de considérer une offre de prix les soumissionnaires doivent spécifier la source du groupe électrogène, la localisation de l’usine de fabrication du groupe électrogène, la nationalité du fournisseur. La source du groupe électrogène désigne le pays à partir duquel le groupe électrogène cité sera expédié (sauf si le groupe électrogène cité se trouve actuellement en GUINEE). La nationalité du fournisseur signifie le lieu d’organisation juridique du soumissionnaire. Remarque : HKI n’attribuera pas de contrat à une entreprise qui est exclue, suspendue ou proposée pour radiation, ou qui propose de faire affaire avec des entreprises qui sont exclues, suspendues ou proposées pour radiation, dans l’accomplissement de l’obligation de cette activité. |
| Mécanisme contractuel et termes de paiement : | HKI émettra un bon de commande au Fournisseur retenu.
Le paiement peut se faire soit à 100% après réception du matériel et de la facture finale, soit à 50% à la commande et 50% à la réception sur présentation d’une facture finale. Le paiement est effectué dans les 30 jours après la réception d’une facture. Le paiement est fait exclusivement au Fournisseur identifié dans le Bon de Commande. Il ne sera pas fait à un tiers ou à un individu. |
| Instructions pour la livraison : | Incoterm : Delivered at Terminal (DAT) à Conakry 30 jours après signature du bon de commande. |
| Devis doit inclure les indications suivantes : | Détails du devis :
· Le devis doit inclure le No. D’Achat ci-dessus : PR-2020-05-001 · Description détaillée du groupe électrogène proposé, · Information sur le coût, la méthode et la date de livraison. · Informations détaillées sur les assurances et / ou les garanties offertes par le fournisseur. · Prix en GNF excluant les taxes, les droits d’accise et les autres taxes et droits de douane ; Toutes taxes légalement requises ou droits de douane ou coûts de transport, doivent être présentés séparément de la ligne du montant du véhicule. Documents requis du fournisseur : · Une copie de la licence d’exploitation commerciale en cours de validité. · Le certificat d’immatriculation fiscale (enregistrement de la TVA), le numéro d’immatriculation fiscale, le numéro RCCM, le quitus fiscal ; · Informations sur les réalisations passées, y compris au moins 3 références professionnelles avec leurs coordonnées qui peuvent attester de l’accessibilité des pièces de rechange et du service après-vente. HKI se réserve le droit de contacter directement les personnes référencées. · Une attestation précisant : o La source du groupe électrogène : Son pays d’origine avant son importation en Guinée, OU si le groupe est déjà en Guinée lors de l’achat, o Le lieu de fabrication du groupe électrogène o La Nationalité : Le siège légal, propriété, nationalité ou résidence permanente légale du fournisseur |
| Critères d’évaluation : | Les devis seront évalués en fonction de : Respect des spécifications du groupe électrogène recherché.
Offre d’une garantie de 02 ans au minimum. Existence d’un service après-vente en république de Guinée. Qualification et expérience du fournisseur en république de Guinée. Délai de livraison. Un (1) mois au plus tard après réception du bon de commande. HKI va sélectionner l’offre comportant le Prix le plus bas qui respecte les spécifications. |
Soumission des Devis
| Date limite de soumission : | Le devis doit être envoyé au plus tard le, 20 Mai 2020 à 16 heures. |
| Modalités de soumission : | · La proposition de prix et les copies de tous les documents exigés en 03 exemplaires doivent être dans une enveloppe scellée adressée à M. Le Directeur Pays de HKI Guinée, et déposés au bureau de HKI au quartier Dixin Landréah entre le laboratoire Guinéo-Allemand et l’Ambassade du Japon.
· Soit par Copie électronique : Dans ce cas, soumettre une proposition de prix sur papier en-tête de l’entreprise dûment signée et estampillée par une personne habilitée, numérisée et l’envoyer en pièce jointe à l’adresse gn.procurement@hki.org en PDF. Toute offre parvenue après l’expiration du délai ci-dessus ne sera recevable quel que soit le motif évoqué pour justifier le retard. ATTENTION ! Les offres doivent être obligatoirement soumises en anglais |
| Durée de validation : | Toutes les offres soumises doivent être valides pendant 90 jours à compter de la date limite de soumission indiquée ci-dessus. La validité concernées coûts, les termes et les conditions et toutes les autres informations contenues dans le devis
Si votre entreprise est sélectionnée pour l’offre, toutes les informations contenues dans la demande de prix et le dans le processus de négociation sont les éléments contractuels et peuvent être acceptées par HKI sans autre négociation additionnelle. |
Termes et Conditions
- Cette demande de prix n’est pas une déclaration d’attribution de HKI, et n’engage pas HKI à payer les dépenses encourues pendant la préparation et la soumission d’une offre.
- Les pièces jointes à cette demande de prix sont considérées comme faisant partie intégrante de toutes les exigences.
- HKI peut communiquer avec les Soumissionnaires pour confirmer les coordonnées de la personne habilitée, l’adresse du soumissionnaire, le montant de l’offre et pour confirmer que l’offre a bien été soumise pour cette demande de prix.
- Fausses déclarations dans l’offre : Les Soumissionnaires doivent fournir des informations complètes et exactes conformément à cette demande prix et aux pièces jointes.
- Divulgation d’un conflit d’intérêt : Les Soumissionnaires doivent divulguer toute relation passée, présente ou future avec les parties impliquées dans la diffusion, l’examen ou la gestion de cette demande prix et l’attribution de l’offre. Le défaut de présentation complète et transparente de cette déclaration peut amener HKI à réévaluer la sélection d’un Soumissionnaire potentiel.
- Droit de choisir ou de rejeter : HKI se réserve le droit de choisir et de négocier avec les entreprises identifiées, à sa seule discrétion, comme étant qualifiées pour soumettre des devis compétitifs et peut mettre fin aux négociations sans encourir de responsabilité. HKI se réserve également le droit de rejeter tout ou partie des devis reçus sans explication.
- Droits réservés : Les réponses à la demande de prix deviennent la propriété de HKI. HKI se réserve le droit, à sa seule discrétion :
- De disqualifier une offre si le Soumissionnaire ne respecte pas les instructions détaillées dans la demande de prix ;
- D’exonérer tous les écarts du Soumissionnaire par rapport aux exigences de cette demande de prix qui, de l’avis de HKI, sont considérés ne pas être des défauts de matériel qui nécessiteraient un rejet ou une disqualification ; ou si une telle exonération favorise une concurrence accrue ;
- De prolonger le délai de soumission pour toutes les offres à la demande de prix ;
- De terminer ou modifier le processus de demande de prix à tout moment et réémettre la demande de prix ;
- De décerner une attribution immédiatement après l’évaluation initiale des offres sans discussion ;
- D’attribuer une offre pour des biens ou des activités partiels et / ou de décerner plusieurs attributions.