Durée du contrat : 1 an renouvelable

Cette position est conçue pour faire partie de la gestion efficace de la fonction administrative pour la qualité, l’efficacité et le maintien de bonnes relations publiques avec les visiteurs. Elle aura un rôle stratégique dans la conception, le développement et le suivi relatifs aux ressources humaines et à l’administration.

Tâches clées

ü  Rester alerte et réagir à tout risque lié à la protection de l’enfant, acquérir les connaissances et compétences vous permettant de promouvoir des pratiques de sauvegarde consistantes, comprendre la politique et les procédures de sauvegarde de l’enfant et vous comporter conformément à la politique global de protection de l’enfant de ChildFund International.

Administration générale :

ü  Respecter les procédures et politiques de ChildFund international

ü  Fournir un soutien administratif et des relations publiques au Gestionnaire Pays et aux autres départements.

ü  Accueillir, annoncer et guider les visiteurs de ChildFund,

ü  Recevoir et enregistrer des communications téléphoniques, courriers et autres messages,

ü  Enregistrer et gérer les informations administratives et aussi aider à d’autres tâches administratives,

ü  Archiver toutes les correspondances officielles à travers un système de classement et d’archivage organisé et à jour.

ü  Coordonner la pochette d’expédition DHL, Poste, UPS, etc.

ü  Maintenir et surveiller les opérations quotidiennes du photocopieur et fournir des services au personnel du bureau.

ü  Gérer de manière proactive l’agenda du Gestionnaire Pays et planifier son itinéraire, son emploi du temps et ses réunions de manière transparente et efficace.

ü  Rédiger les procès-verbaux des réunions et rédiger des notes de service à des fins d’examen,

ü  Contre-examiner les documents à signer par le Gestionnaire Pays  afin d’assurer le contrôle de qualité et la conformité aux politiques de ChildFund Guinée,

ü  Traiter toutes les demandes administratives du Gestionnaire Pays,

ü  Coordonner l’organisation d’événements sociaux liés aux activités du Bureau, cela inclut la coordination de toutes les activités pour la réussite du programme,

ü  Assurer toutes autres taches nécessaires pour le bon fonctionnement de L’organisation suivant les directives de son superviseur.

Support logistique :

ü  Gérer tous les arrangements de voyage pour le personnel et les visiteurs de ChildFund International (demandes de visas, réservation de vols, permis de résidence/travail, hébergement, TDR etc.) à la demande du Superviseur ou le logistics & GS Officer

ü  Alerter sur le niveau de consommation des fournitures,

ü  Procéder à la distribution des fournitures et des crédits téléphoniques

ü  Développer un log book pour le suivi de la consommation de carburant de pour chaque véhicule,

ü  Assurer le suivi du paiement à temps des prestataires et fournisseurs,

ü  Gérer les réservations de salles de conférence pour les réunions et ateliers,

ü  S’assurer que le bureau est propre en tout temps et respecte les normes de proprété,

ü  Assister à la préparation des réquisitions et à la collecte des pro-forma

ü  Assister à la commande de carburant,

ü  Produire des rapports mensuels de consommation de carburant

ü  Assister à la production des rapports d’usage véhicules

Services généraux :

ü  Assister à l’approvisionnement en biens et services ou/et la réception de ces biens et services,

ü  Vérifier et enregistrer les demandes d’approvisionnement

ü  S’assurer que le stock de fournitures est toujours disponible et s’accommoder au budget,

ü  Etablir les Job Cards pour les prestations et faire des propositions quand nécessaire,

ü  Faire l’inventaire annuel de tous les actifs/biens de ChildFund Guinée et maintenir les listes à jour

ü  Concevoir et mettre en œuvre des systèmes de gestion et de suivi de la consommation des fournitures en vue de minimiser le gaspillage,

Qualification, Expérience et Connaissances :

ü  Licence en Administration des Affaires, Logistique ou tout autre diplôme reconnus par l’Etat Guinéen

Expérience :

ü  Au moins 3 années d’expériences à un poste similaire,

ü  Accepter travailler sous pression,

ü  Apte à se déplacer fréquemment dans les zones d’intervention de ChildFund Guinée,

ü  Capacité à travailler en équipe

ü  Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale pour influencer d’autres professionnels et produire des documents écrits de haute qualité

ü  Esprit créatif et capacité à travailler avec moins de supervision,  à respecter les délais et à travailler avec des équipes multiculturelles

ü  Excellentes capacités de planification et d’organisation

ü  Maîtrise des programmes Microsoft Office (surtout Excel, Word et Outlook),

ü  Fortes compétences en communication interpersonnelle et expérience de travail  d’équipe et à la gestion participative.

ü  Aptitudes en calcul et maitrise des processus de budgétisation

ü  Capacité à parler en public

ü  Parler couramment anglais et français serait d’un atout considérable

–      Une lettre de motivation et

–      Un CV actualisé

Avertissement : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, du travail, des devoirs et des responsabilités associés au poste de travail.

NB : Veuillez noter que Seuls les candidats retenus seront contactés.

Date limite