Grade

Lieu d’affectation

Non applicable

Conakry

Sous la supervision directe du gestionnaire de projet, le titulaire du poste coordonnera le suivi des partenaires, vérifiera et assurera la qualité de leurs rapports, renforcera leurs capacités de gestion et facilitera les misions d’audits et/ou de contrôle de l’OIM. De plus, Le titulaire garantira une bonne gestion des risques et contrôlera la qualité des projets. Ils contribueront activement à la gestion des connaissances et à l’amélioration des systèmes et des bonnes pratiques.

L’initiative conjointe est un programme conjoint Union Européenne – OIM pour améliorer la gouvernance des migrations en République de Guinée, le candidat retenu pour cette consultance devra démontrer d’excellentes dispositions et une expérience conséquente en matière de gestion programmatique, administrative et financière (notamment dans un environnement de collaboration avec des entités subventionnées), et être parfaitement bilingue (Français, Anglais).

1.       Gestion des subventions :

2.       Maintenir les systèmes et les processus de gestion des subventions conformément aux standards de l’OIM (mais sans s’y limiter),

3.       Coordonner la soumission et l’analyse de tous les rapports de partenaires bénéficiaires ;

4.       Conseiller et veiller à ce que les partenaires se conforment aux règles et aux processus de l’OIM (et du bailleur de fonds), dans le cadre de la mise en œuvre des activités et de la passation de marchés ;

5.       Contribuer au développement des systèmes et processus de gestion des subventions de l’OIM en Guinée.

6.       Administration et Finances :

a.       Assurer le suivi et le contrôle de l’administration générale et financière des subventions, c’est-à-dire le suivi des contrats, des budgets, les rapports d’activités et financiers et le contrôle de la conformité des pièces justificatives ;

b.      Soutenir et coordonner la préparation des missions de contrôle des partenaires avec les équipes du programme et de support de l’OIM ;

c.       Préparer et suivre le budget des subventions par rapport aux dépenses réelles sur une base mensuelle, en anticipant les problèmes éventuels et en les soulevant avec le gestionnaire de projet et le gestionnaire des ressources, le cas échéant ;

d.      Soutenir les équipes projet des partenaires en ce qui concerne les éléments financiers de l’exécution de la subvention, tels que les indemnités journalières (per diem) et les pièces justificatives ;

7.       Soutien opérationnel/Programmatique :

a.       Soutenir les équipes projet des partenaires pour toutes les questions liées aux opérations et à la mise en œuvre de manière générale. Notamment en ce qui concerne les questions d’ordre institutionnel, juridique, le contrôle de l’information et la gestion des risques ;

b.      Garantir une bonne gestion des connaissances/ressources pour l’ensemble des subventions, y compris la documentation clé des projets, afin de permettre à l’équipe de gestion de l’initiative conjointe d’accéder aux informations et de fournir le support requis ;

c.       Fournir un retour d’information continu au gestionnaire du projet, en insistant sur les améliorations et les mises à jour requises concernant la conformité avec les règles/procédures et les obligations contractuelles (du bailleur) afin de garantir que les connaissances organisationnelles soient construites et améliorées en permanence ; avec un accent particulier sur la cohérence et l’amélioration continue des processus de financement de partenaires d’exécution ;

d.      Participer et soutenir le développement du portefeuille de l’OIM en répertoriant les différentes opportunités de financement auprès des bailleurs de fonds et en coordonnant la préparation et le développement (narrative et financière) des nouvelles propositions et notes conceptuelles, ainsi que la liaison avec les bailleurs.

8.       Effectuer toutes autres tâches qui pourrait lui être confiée.

·         Une expérience dans la programmation de projets communautaires et/ou de petites subventions est souhaitable, en particulier dans les domaines des moyens de subsistance, de l’insertion socioéconomique, ou du renforcement de renforcement de capacités ;

·         Expérience de la mise en œuvre de calendriers serrés et de la motivation des parties prenantes internes et externes ;

·         Expérience requise en matière de rapports et de bases de données, de préférence avec Microsoft XL et Access.

·         Une Expérience solide en gestion de subventions et production de rapports financiers à des bailleurs de fonds internationaux (UE, USAID, DFID, etc.) ;

·         Une expérience solide en gestion de projets est recommandée ;

·         Une expérience avérée en matière de soutien à la gestion de subventions en Afrique en général et en Guinée en particulier est souhaitable.

·         Un niveau élevé de compétences en calcul, et une capacité à établir des budgets et à effectuer des analyses budgétaires complexes.

·         Expérience de voyages dans des endroits difficiles et éloignés. Volonté et capacité de voyager avec une compréhension et une appréciation de la culture et de la diversité guinéenne ;

·         Compétences exceptionnelles en matière d’organisation et d’administration, avec la capacité de planifier et de hiérarchiser le travail pour soi-même et pour les autres ;

·         Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite ; capacité à produire des rapports et des présentations de grande qualité ;

·         Expertise avancée dans Microsoft Office, en particulier Excel ;

·         Capacité avérée à gérer un programme de travail complexe et pluridisciplinaire ;

·         Expérience de la gestion des processus financiers et de la comptabilité de gestion, y compris les comptes annuels, les audits et les rapports externes ;

·         De solides compétences en matière d’analyse, de résolution de problèmes et de réflexion créative.

·         La maitrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral est indispensable

Recommandations : Les femmes qualifiées et professionnelles sont encouragées à appliquer.