Quand on doit travailler dans l’urgence, il faut oser perdre du temps pour en gagner ensuite.

Synthèse urgente, animation expresse…  Vous devez vous agir au pied levé? Commencez par vous poser.

« Vous avez le temps, c’est pour demain matin ! » Le plus souvent, apprendre qu’il va falloir réaliser une tâche complexe dans un délai ultra-court déclenche deux types de réactions : la paralysie ou bien la fuite… en avant dans la précipitation. Les émotions envahissent alors le cerveau et brouillent la capacité de raisonnement. Stop ! Il faut se remobiliser sur des éléments concrets… et oser perdre du temps pour en gagner ensuite.

Etape n°1: se faire expliquer le contexte

« J’ai une réunion dans une demi-heure, il me faut tous les éléments pour faire le point sur le projet Z ». Votre patron vous interpelle entre deux portes, et vous volez au quart de tour à son secours sans lui poser la question du « pourquoi ? ». Or celle-ci est essentielle, car elle vous fera gagner du temps. Quel est l’enjeu de son intervention ? De quoi a-t-il vraiment besoin ? D’un topo détaillé, de chiffres précis, d’un historique pointu ou seulement de grandes lignes et de données approximatives ? Respirez un grand coup, et interrogez-le avant de foncer.

L’erreur: penser que ce que vous avez compris de la demande de votre interlocuteur correspond à ce qu’il a en tête.

Etape n°2: réviser son agenda

Vous avez 30 minutes pour rédiger ce rapport devenu d’un coup urgentissime ou pour concevoir une présentation au débotté. Vous savez ce qu’on attend de vous et le délai imparti, peu négociable. À vous de dégager ce temps nécessaire et de gérer vos priorités. Quelles tâches pouvez-vous reporter ? Déléguer ? Voire annuler ? Dans ce but, vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower, selon la grille « urgent et important ; important mais pas urgent ; pas important mais urgent ; pas important et pas urgent ». Et voyez votre n+1 si vous rencontrez un conflit de priorités.

L’erreur: avoir planifié un emploi du temps trop serré, sans avoir préservé des plages disponibles libres de toute activité -au moins 30% du temps- pour être capable de répondre aux imprévus.

Etape n°3: se bâtir une check-list

C’est une bonne façon de prendre du recul et de faire baisser le stress (ou la surchauffe). Vérifiez si l’ordinateur est opérationnel, la surface du bureau dégagée, les documents et tableaux utiles à portée de main ou à leur place, etc.

L’erreur: se lancer à corps perdu, sans préparation, au point de devoir s’interrompre toutes les 5 minutes, pour retrouver tel ouvrage, tel numéro de téléphone, telle donnée. Contre-productif.

Etape n°4: solliciter son entourage

Évoquez votre dossier de façon informelle autour de vous, des homologues, des confrères, des connaissances, afin de glaner des idées ou des informations que vous incorporerez à votre topo, rapport ou présentation. L’intérêt est d’avancer plus vite et d’avoir un autre regard qui permette de ne rien oublier d’important tout en gardant le cap de l’essentiel.

L’erreur: se prendre la tête tout seul dans son coin au risque de rester bloqué.

Etape n°5: couper ses e-connexions

Un réflexe capital pour garder sa concentration, qui doit demeurer au top. Le mieux est encore de transférer à quelqu’un d’autre la réponse à vos mails et appels téléphoniques. Ce sera une véritable libération mentale et physique. Vous pouvez aussi vous réfugier dans une salle de réunion pour vous éloigner du brouhaha ambiant.

L’erreur: vouloir rester à son bureau, surtout en open space, et accessible à l’équipe ou à l’entourage « au cas où… »

Etape n° 6: se muer en « optimaliste »

Le principe de « l’optimalisme » est de faire au mieux avec le temps et les moyens dont on dispose. Calculez donc au plus juste. Exemple, un seul slide récapitulatif peut suffire à l’assistance qui n’a nul besoin de connaître les péripéties du projet Z (voir l’étape n°1). Mettez les diapos fouillées de côté, vous pourrez les ressortir plus tard, ou à la demande.

L’erreur: vouloir être un bon élève en étant exhaustif et en peaufinant son dossier. Sachez que 80% du travail doit être fait en 20% du temps.

Etape n°7: renverser la culpabilité

Hourra, vous avez réussi à boucler à l’heure ! Toutefois, on risque de vous reprocher votre retard sur les autres sujets. Si vous n’avez pas pris la précaution d’alerter votre hiérarchie (ou vos pairs) sur les conflits de priorités, c’est le moment de les dévoiler. Et de signaler que vous ne pouvez pas tout gérer à la fois, sauf à différer certains engagements. A discuter sereinement.