Vous êtes noyé sous les dossiers, l’œil rivé sur votre montre. Voici comment vous focaliser sur l’essentiel?

L’époque est à la surabondance, des objets, des loisirs, des activités… Les tentations guettent, les choix deviennent complexes, les projets plus sophistiqués et les agendas surchargés. Or, vous pouvez probablement vous débarrasser de 20% de vos objets chez vous et de 20% de vos actions au bureau sans que cela affecte votre vie. Visez la frugalité, l’épure, la simplicité. Écrémez, triez, vous serez plus serein et plus efficace. En faire moins sur un sujet, c’est pouvoir en faire plus ailleurs.

1. Une feuille de route carrée

En début de journée, on a tendance à vouloir tout lancer à la fois au point d’en perdre l’essentiel. Pour rester concentré, fixez-vous au maximum trois objectifs par jour. Et trouvez-leur une formulation claire, avec des contours précis. Car plus l’intitulé sera flou plus vous serez tenté d’en faire des fourre-tout. Exemple :  » Voir les prospects vers Fontainebleau et si possible pousser jusqu’à… ».

2. Des objectifs en tranches

Découpez un méga objectif en rondelles de mini-objectifs, comme un saucisson. Vous en tirerez doublement avantage. D’abord, vous gagnerez en lucidité et en compréhension sur le degré de difficulté des tâches et vous pourrez anticiper. Ensuite celles-ci seront plus faciles à réaliser, morceau après morceau. Ce qui vous économisera bien des prises de tête!

3. Le kit du strict nécessaire

Avant d’agir, évaluez systématiquement vos besoins. Est-ce que rechercher tous ces documents vous est utile? Vous déplacer apporte-t-il un « plus »? En quoi exécuter telle opération ou solliciter tel partenaire est-il indispensable? Devez-vous vraiment rédiger un rapport de dix pages, une note de synthèse ne ferait-elle pas aussi bien l’affaire? N’exigez-vous pas un résultat trop parfait? etc. Ainsi, vous supprimerez le superflu et la sur-qualité qui ne sert à personne.

4. Le calendrier

Pour s’obliger à écrire quotidiennement, un célèbre humoriste américain, a sa méthode : afficher au mur à l’horizontal des feuilles de façon à former un calendrier annuel. Puis, chaque fois qu’il travaille ses sketchs, il coche la case du jour d’une croix rouge. Au fil du temps, les cases cochées forment une chaîne. Le but est de ne pas la briser. Faites de même, avec vos 3 objectifs par jour associé à une couleur chacun. Vous bâtirez ainsi trois chaînes parallèles distinctes (en rouge, vert, bleu) ininterrompues. Ce qui s’inspire des plannings de gestion de projet mais en plus sommaire. Du coup, vous stopperez votre penchant pour l’éparpillement et la progression du travail vous sautera aux yeux. Motivant!

5. Le mail vs téléphone

Qui ne s’est jamais arraché les cheveux en voulant expliquer par mail un point de vue ou une situation ? Dès que votre message dépasse cinq lignes, optez pour le téléphone (moins de cinq lignes, c’est rester sur des idées maîtresses). Par oral, on se fait mieux comprendre. En plus vous vous épargnerez les mauvaises interprétations de vos écrits et des échanges interminables pour clarifier vos propos. Par ailleurs contentez-vous de deux boîtes mail, pas plus !

6. Un écran nickel

Gare à ne pas surcharger les écrans de votre ordinateur en laissant ouverts une dizaine de fichiers à la fois. Cela vous oblige à des allers-retours incessants de l’un à l’autre, avec de surcroît des risques de « bugs ». Allégez votre champ visuel en ne gardant que le fondamental. Dans le même esprit, rangez votre bureau, épurez la place du superflu pour ne conserver que ce qui est capital à l’activité du moment.

7. Le temps de l’administratif

Notes de frais, formulaires de voyage, feuilles de congés, autorisations diverses… Vous ne pourrez pas y couper! Il faut les remplir. Plutôt que pester tous les jours contre cette corvée, bloquez-vous un créneau spécifique dans la semaine pour traiter ces dossiers. Vous serez libéré. Pour les petites choses, en revanche, éclusez au fur et à mesure.

8. Une voilure réduite d’obligations

Les « à côtés » de votre job s’accumulent : colloque, speechs, parrainages divers, etc. Certes, ils sont intéressants mais dévoreurs d’énergie. Et mis bout à bout ils en arrivent à masquer vos priorités en tout domaine. Limitez vos engagements à l’extérieur (privés, publics). Dressez-en la liste et barrez les moins importants selon l’impact attendu, vos valeurs et vos aspirations profondes.