1. Contexte et justification

L’Office Guinéen de Publicité (OGP) est une Société Nationale dotée de la personnalité morale, de l’autonomie financière, budgétaire et de gestion et dont la tutelle est assurée par le Ministère  en charge de la Communication (cf. Décret D/2016/355/PRG/SGG du 25 novembre 2016

La gestion de l’OGP est assurée par une Direction Générale sous le contrôle d’un Conseil d’Administration.

L’OGP est chargée de :

• La règlementation et la gestion de la publicité sous toutes ses formes des supports existants et à créer en République de Guinée ;
• L’exploitation à des fins publicitaires de tous les supports publicitaires publics existants et à créer ;
• La préparation, la négociation et la conclusion de tous contrats ou établissement de toutes relations avec supports suscités, les annonceurs guinéens et étrangers, les agences conseils, les collectivités locales, les courtiers ou démarcheurs et tous supports de communications publicitaires privés ;
• La gestion des agences de conseil en marketing, de promotions, de communications, d’éditeurs publicitaires, de courtiers en publicité, de régies publicitaires, pharmacie agence de voyage etc.. ;
• Délivrer les licences ou agrément portant sur l’exercice de la publicité en Guinée ;
• veiller au respect strict des textes réglementant la publicité en Guinée ;
• Contrôler les normes techniques des spots à diffuser et ;
• Toutes autres prestations conformes à ses activités et à son objet.

C’est dans cette optique que le Conseil d’Administration a décidé de lancer un Appel d’Offres pour le recrutement d’un Cabinet disposant de l’expertise nécessaire pour le Commissariat aux Comptes.

Les opérations de l’OGP sont exécutées selon les textes régissant son fonctionnement, en conformité avec le Plan comptable OHADA. Les comptes annuels font l’objet d’un contrôle par un Commissaire aux Comptes, et sont arrêtés conformément aux règles suivantes :

• Les comptes de l’OGP sont arrêtés le 31 décembre de chaque année. Ils sont soumis à l’examen du Conseil d’Administration sur rapport du Commissaire aux Comptes.
• L’exercice annuel commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre.

C’est dans cette logique que l’OGP établit les présents Termes de Références (TDRs) pour le recrutement d’un Cabinet d’expertise indépendant chargé du Commissariat aux Comptes de l’Office Guinéen de Publicité (OGP) conformément aux procédures et règles d’appel d’offres en vigueur en République de Guinée.

Le financement des prestations dudit Cabinet sera assuré par l’OGP sur ses propres ressources.

1. II.            Termes de référence

La mission fera l’objet d’un contrat d’une durée de trois années consécutivesrenouvelable d’accord-partie.

1. Objet de la mission

Les missions du Commissaire aux Comptes s’exerceront conformément aux Normes Internationales d’Audit et dans le respect des dispositions comptables applicables dans l’espace OHADA.

Le Commissaire aux Comptes a pour principale mission de vérifier les documents comptables, les livres et les états de synthèse de l’Office Guinéen de Publicité (OGP), de contrôler la régularité, la sincérité des comptes sociaux ainsi que les informations contenues dans les rapports de gestion.

Le Commissaire aux Comptes, à l’exclusion de toute immixtion dans la gestion, devra se prononcer sur :

• la régularité et la sincérité des états financiers de synthèse ;
• l’image du patrimoine, de la situation financière et du résultat dégagé;
• l’efficacité de la structure du système de contrôle interne.

Le Commissaire aux Comptes peut réaliser des contrôles inopinés de la comptabilité de l’OGP si nécessaire.

2. Rapports à fournir

A l’issue des travaux, le Commissaire aux Comptes présentera au Directeur Général de l’OGP, une note  synthèse spécifique à chaque étape sur les insuffisances relevées dans le cadre de l’évaluation du contrôle interne et des points d’audit constatés.

Chaque note sera discutée entre les parties concernées au cours de la séance de restitution des travaux.

A ce titre, le Commissaire aux Comptes produira les rapports suivants :

• un Management Report sur l’exercice clos comprenant les contrôles/diligences mis en œuvre, les déficiences constatées et les recommandations. Ce rapport mettra en évidence les points faibles ; les risques, les menaces, les origines des risques ou des insuffisances constatées et les recommandations pour pallier ces dysfonctionnements ;

• un rapport synthèse sur les contrôles destiné au Directeur Général (après la mission d’Intérim) ;

• un rapport général destiné au Conseil d’Administration sur la certification des états financiers de l’OGP, conformément aux dispositions réglementaires en la matière.

Une opinion pourrait être demandée sur une situation intermédiaire ou provisoire des comptes de l’OGP. L’OGP fera des observations et commentaires sur lesdits projets de rapports, et à la suite, le Commissaire aux Comptes présentera ses rapports définitifs et signés. Lesdits rapports seront transmis au Directeur Général en quinze (15) exemplaires chacun, 15 jours après les observations de l’OGP.

Le Commissaire aux Comptes recruté est seul responsable de l’exactitude et de la pertinence des livrables. Les services de l’OGP collaboreront à la bonne exécution de sa mission par la mise à disposition des informations nécessaires.

3. Critères d’éligibilité et de qualification des cabinets

La participation à la concurrence est ouverte à tous les Cabinets d’Audits et d’Expertise comptable ou Groupements de Cabinets régulièrement installés en Guinée.

Les Consultants intéressés peuvent se porter candidats sous la forme de Cabinet ou sous forme d’association ou de Groupement de Cabinets/Bureaux dont la candidature serait alors validée par une convention ou Accord de coopération engageant solidairement les partenaires associés.

Une expérience confirmée en Commissariat aux comptes et en Audit financier des institutions similaires serait un grand atout.

4. Critères administratifs d’éligibilité 

Les critères administratifs d’éligibilité sont :

• Présenter une attestation d’inscription à l’Ordre des Experts Comptables en qualité d’Expert-comptable ;

• Fournir une présentation succincte du Cabinet comprenant : forme juridique, date de création, composition de son personnel clé doté d’une expérience avérée dans les principaux domaines d’activités, références des missions de Commissariat aux Comptes effectuées par le Cabinet ou par son personnel clé (référence de marchés exécutés ou en cours d’exécution) ;

• être immatriculé au Registre du Commerce (présentation d’une copie dûment légalisée par les Autorités compétentes);

• fournir tout document attestant ne pas être sous le coup d’une suspension, d’une interdiction, d’une exclusion ou d’une liquidation de biens;

• être à jour vis-à-vis de l’Administration sociale et fiscale (la Caisse Nationale de Sécurité Sociale, les Attestations originales de Régularité Fiscale et de législation du travail datant de moins de trois (3) mois faisant foi) ;

• le Commissaire aux Comptes signataire doit être de nationalité guinéenne et avoir le centre de ses intérêts économiques en Guinée ;

• utiliser le français comme langue de travail et être disponible pour effectuer les travaux dans les délais requis.

Le non-respect d’un des critères ci-dessus entraine le rejet pur et simple de la candidature.

5. Critères de qualification

Les Cabinets seront sélectionnés conformément aux règles d’utilisation des Consultants par l’OGP, notamment la méthode de sélection basée sur la qualité technique et le coût. Le dossier de soumission pourra comporter en outre, toutes autres informations exigées par la société.

6. Propositions techniques

Les propositions techniques qui obtiennent une note inférieure à la note technique minimum de soixante-dix (70) points sur cent (100) seront rejetées et les propositions financières correspondantes seront retournées aux Cabinets qui les ont soumises sans avoir été ouvertes.

La proposition technique ne doit comporter aucune information financière. La proposition technique des soumissionnaires comprend les documents ci-après:

• la lettre de soumission dûment remplie et signée ;
• les Termes de Référence (TDRs) tels qu’ils figurent dans le dossier d’appel d’offres paraphés à chaque page par le soumissionnaire ;
• le descriptif de la méthodologie et du plan de travail proposés pour accomplir la mission (document établi par le soumissionnaire et contenant la description de l’organisation proposée) ;
• la composition de l’équipe et les responsabilités de ses membres (la liste nominative des Experts avec CV signés);
• les références du Commissaire aux Comptes (expériences significatives y compris les renseignements sur les missions pertinentes exécutées et la liste des prestations similaires réalisées) ;
• le personnel clé de la mission devra comporter au moins : (i) un Expert-comptable agréé justifiant d’au moins dix (10) ans d’expérience d’audit financier, (ii) un Chef de mission ayant au moins un diplôme de niveau Bac+5 en audit, comptabilité ou gestion ;
• la copie certifiée conforme de son agrément en tant qu’expert-comptable inscrit à l’Ordre en Guinée;
• la lettre d’engagement et de disponibilité du personnel spécialisé (déclaration du soumissionnaire s’engageant à exécuter la prestation conformément aux clauses et conditions de la demande de proposition) ;
• le planning de la mission.

7. Propositions financières

Les propositions financières (établies HT et TTC) complètes et dépourvues d’erreurs de calcul seront classées par ordre de mérite en plaçant en première position l’offre la moins-disante.

La proposition financière comprend les documents ci-après :

• la lettre de soumission ;
• l’état récapitulatif des coûts.

Les candidats feront ressortir dans leur proposition les détails et sous-détails des prix proposés. 

Pour le classement final, l’OGPse réserve le droit d’y procéder suivant les méthodes en vigueur en la matière.

5. Frais de soumission

Les soumissionnaires supporteront tous les frais inhérents à la préparation et à la présentation de leur proposition. L’OGP ne sera en aucun cas responsable de ces coûts ni tenu de les rembourser, quelle que soit l’issue de la Consultation.

6. Evaluation des propositions

La Commission d’évaluation, nommée par l’OGP, évalue les propositions sur la base de leur conformité aux Termes de Référence, à l’aide des critères d’évaluation suivants :

• L’expérience générale du Commissaire aux Comptes;
• L’adéquation du programme de travail avec la méthodologie d’accomplissement de la mission;
• La compétence et la qualification des membres des équipes qui seront affectées à la mission de Commissariat aux comptes.

A l’issue de cette évaluation, la Commission fournira un rapport.

En tenant compte du budget disponible, des compétences techniques des soumissionnaires retenus et des offres financières les moins disantes, il sera procédé à un classement. Le soumissionnaire classé premier sera invité à la négociation.

7. Composition du dossier à fournir et participation :

Les dossiers de soumission devront être présentés en deux (02) exemplaires dont un (01) original et une (01) copie, marqués comme tels.

Ils sont à déposer sous plis fermés au plus tard le 24 Avril 2019 à 10 heures à l’adresse de la Direction Générale de l’OGP SA/CA, Cité Chemin immeuble BOKE 1^er Etage. L’ouverture des plis aura lieu le même jour à 12 heures dans la salle de réunion de l’OGP.

Chaque exemplaire du dossier comprendra, de façon séparée une offre technique et une offre financière sous deux enveloppes distinctes, lesquelles seront glissées dans une enveloppe de plus grand format avec les mentions suivantes :

Mention : Avis de recrutement d’un Cabinet de Commissariat aux Comptes. 

A Monsieur le Directeur de l’OGP

A n’ouvrir qu’en séance publique

Les offres techniques et financières seront rédigées en langue française, y compris tous les documents de correspondance y afférents.

Ce document est également disponible à la Direction Générale de l’OGP.

Conakry, le 25 Mars 2019

 

Ibrahima Capi CAMARA

 

     Directeur Général