Programme de Collaboration Ministère de la Santé – CDC – USA
DOSSIER D’APPEL À CANDIDATURE
No: 001/MOH CDC PROGRAM OF GUINEE/MS/GIN/2018
Intitulé du poste : Assistant Administratif et logistique
Catégorie : Cadre Professionnel
Superviseur: MOH CDC Program of Guinée
Lieu d’affectation : Conakry
Poste financé par : Programme MOH-CDC de Guinée
Période : Janvier 2019 – septembre 2019
CONTEXTE
Dans le cadre d’un programme d’accord de Coopération, le Ministère de la Santé de la République deGuinée a reçu une subvention du Gouvernement des Etats-Unis d’Amérique pour la mise en œuvre de « L’agenda de Sécurité Sanitaire Mondiale » (GlobalHealth Security Agenda/GHSA)
(http://www.cdc.gov/globalhealth/security/actionpackages/default.htm).
L’une des quatre composantes deGHSA est le « développement de la main d’œuvre » Pour la mise enœuvre de cette composante de GHSA, le Ministère de la Santé, récipiendaire de cette subvention, lance un appel à Manifestation d’Intérêt en vue du recrutement d’un Assistant Administratif.
OBJECTIFS DU PROGRAMME MOH-CDC DE GUINÉE
Les objectifs du projet correspondent aux trois composantes ci-dessous :
Le Programme MOH-CDC Guinée vise la 1) prévention et réduction de la probabilitédes épidémies (naturelles, accidentelles ou intentionnelles); 2) la détection précoce des menaces pour sauver des vies; et 3) la réponse rapide et efficace contre les épidémies et des menaces en utilisant la coordination et la communication multisectorielle.
RESPONSABILITÉS
L’Assistant Administratif et logistique travaille sous tutelle du Coordinateur du Programme et ses principales tâches consistent à :
- Initier et réaliser tousles besoins administratifs du Programme conformément aux politiques et procédures de l’accord de coopération ;
- Assurer la coordinationde toutes les tâches administratives.
- Compiler / analyser les données sur la performance des services d’administration par rapport aux besoins de l’organisation.
- Organiser les systèmesde rapports sur la prestation de services d’administration.
- S’assurer que l’administration apporte le soutien nécessaire à temps au Programme pour effectuer les missions assignées
- Veiller à assurer des prestations de services efficaces tant au niveau de la qualité que ducoût.
- Orienter et superviser le personnel pour répondre à temps aux besoins administratifs du Programme
- Préparer et assurer le suivi et la gestion des contrats du personnel, sous le contrôle ducoordonnateur,
- Suivre les congés dupersonnel ;
- Préparer et assurer lesuivi des aspects administratifs des assurances maladies et sociales dupersonnel ;
- Préparer les fiches d’évaluation du personnel pour soumission au coordonnateur.
- Veiller à ce que lespièces justificatives pour les demandes de paiement répondent à toutes lesexigences et sont en conformité avec les politiques du Programme, les règlements des bailleurs et des lois locales.
- Etablir et mettre enœuvre un système d’archivage efficace pour tous les fichiers administratifs duprogramme
- Développer et superviser la mise en œuvre d’un modèle de services de soutien de manière à promouvoir la pro activité.
- Assurer une bonnerelation professionnelle avec les partenaires (Gouvernement, Bailleurs, ONG….etc.) afin d’assurer la livraison à temps et la qualité des services administratifs.
- Maintenir la communication avec les autres ONG pour rester informer des pratiques administratives au niveau national et international
- Assurer la liaison avec le cabinet conseil et consulter les avocats du cabinet sur toutesles questions administratives qui en nécessitent le besoin.
- Maintenir la liste d’inventaire des biens et actifs du programme avec les pièces justificatives appropriées.
- Assurer la production entemps des rapports d’inventaire trimestriels.
- Gérer l’inventaire physique annuel de tous les produits du Programme.
- Veiller à ce que l’actifdes formulaires de notification est soumis à temps.
- Assurer la logistique auniveau du programme ;
- Préparer les voyages audépart et à l’arrivée du personnel et des partenaires du programme;
- Coordonner les activitésde passation des marchés et l’approvisionnement en fourniture de bureau duprogramme;
- Assurer la coordinationdes chauffeurs, les mouvements des véhicules du programme ;
- Superviser la création /amélioration et l’utilisation correcte des systèmes de suivi del’administration du programme.
QUALIFICATIONS ET APTITUDES
- Master en administration des affaires, en administration publique ou toute formation professionnelle équivalence.
- Savoir communiquer et lire parfaitement en français ;
- Ecrire et parler l’anglais constitue un atout majeur.
- Excellentes aptitudes à la communication, aux relations interpersonnelles et à la négociation.
- Servir avec intégrité.
- Attitude professionnelle exemplaire.
- Culture des relations constructives
- Favorise l’apprentissage
- Aptitude à utiliser des paquets MS Windows et MS Office (Excel, Word, PowerPoint), conférence Web Applications.
EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCE
- Minimum de 4 à 5 ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire, de préférence avec une ONG internationale.
- Expérience en gestion d’équipe obligatoire ;
- Bonne connaissance des meilleures pratiques en matière de gestion de l’administration publique et privée ;
- Bonne compétences managériales.
- Bonnes capacités analytiques à porter un jugement et prendre des décisions.
- Compétence orientée vers les résultats et la capacité à travailler avec un minimum de supervision.
DURÉE DU CONTRAT
La duréedes prestations de l’Assistant Administratif et logistique sera d’une durée maximale égale à la durée du programme. Le contrat sera conclu dans le cadre dece programme, avec 3 mois de période d’essai. Dépendant de l’exécution satisfaisante des tâches par le titulaire, le contrat sera renouvelé dans le cadredes programmes successifs du programme MOH-CDC Guinée.
DOSSIERS DE CANDIDATURE
Les dossiers de candidature indiquant l’intitulé du poste doivent êtreenvoyés sous pli fermé au Coordinateur du Programme MOH-CDC deGuinée, à Conakry, avec la mention « Offre pour le poste Assistant Administratif et logistique». Les dossiers de candidature comprendront impérativement :
- Une lettre de motivation du candidat indiquant l’adresse exacte et un numéro de téléphone fiable;
- Un Curriculum vitae détaillé;
- Les attestations de service;
- La copie légalisée de diplômes par les autorités compétentes (tribunal ou service de scolarité de l’Institution ayant délivré le diplôme) ;
- Les attestations de travail et les coordonnées de l’employeur (ou ses anciens employeurs).
Remarques importantes :
- Les candidatures féminines sont fortement encouragées;
- Seules les personnes dont les dossiers auront été retenus par le Comité de sélection seront contactées pour le test ;
- L’environnement de travail est non-fumeur.
SOUMISSION DES CANDIDATURES
Date limite de dépôt de candidatures 17 décembre 2018 à 16h00 (heure de Conakry).
- Les candidatures reçues après cette date ne seront pas prises en considération.
- Les dossiers de candidatures incomplets et de candidats non-éligibles seront rejetés.
Les dossiers de candidatures peuvent être déposés sous plis fermés par courrier ou porteur, ou envoyés par courriel.
Les candidatures transmises par courrier ou par porteur, doivent être sous plis fermés. Les informations suivantes doivent figurer sur l’enveloppe extérieure:
- L’adresse à laquelle les candidatures doivent être soumises;
- Le nom de la position de l’appel : Assistant Administratif et logistique;
- Le nom du candidat.
L’adresse pour les envois par courrier ou porteur est :
Dr Kovana Marcel LOUA, Coordonnateur
Programme MOH-CDC de Guinée
Ministère de la Santé
Conakry, République de Guinée
Tél : (224) 622 37 5403 ; 664 30 1746
Pour les candidatures transmises par courriel :
- Sauvegarder tous les documents de candidature dans un seul document PDF intitulé Assistant Administratif/Nom de l’appliquant ;
- Mettre le document PDF en pièce jointe au message email du candidat ;
- Le titre de l’email devrait être identique au nom de la pièce jointe ;
- Envoyer l’email à : louakovanamarcel@gmail.com
SELECTION ET CONFIRMATION
La sélection se fera en deux étapes : 1) l’étude de dossier qui évaluera la formation académique et les expériences à l’issue de laquelle une liste courtedes candidats qui remplissent les critères sera élaborée, 2) une entrevue qui évaluera les connaissances techniques et professionnelle ainsi que les qualités personnelles des candidats à partir d’un outil d’évaluation et questions standards.
La confirmation du recrutement du candidat retenu est également soumise aux conditions suivantes :
- Le candidat satisfait les aptitudes médicales en vigueur ;
- Le candidat n’a pas fait l’objet d’une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée (c’est-à-dire, contre lequel il n’y a plus de recours possible) pour tout délit mettant en cause sa conduite professionnelle.
CONDITIONS D’EMPLOI
Les conditions d’emploi feront l’objet d’un contrat à négocier avec la Coordinationdu programme MOH-CDC Guinée conforment aux dispositions en vigueur au Ministèrede la Santé et celles stipulées dans l’Accord de Coopération du ProgrammeMOH-CDC.
Évaluation semestrielle et critères de performance
Les performances de l’Assistant Administratif et logistique seront évaluées chaque semestre par le Conseiller Résident et le Coordinateur du Programme, sur la base d’un contrat de performance établi conjointement avec indication des résultats fixés. Les résultats de l’évaluation seront partagés avec la Coordination du Programme MOH-CDC Guinée. Le rapport de l’évaluation sera joint au rapport trimestriel du programme, et servira de base pour le renouvellement du contrat.