Date : Conakry le, 19 Novembre 2018.
À : Tous les fournisseurs de véhicule de location v de type 4X4 légalement installés en GUINEE.
Du : Représentant Résident de l’ONG Helen Keller International GUINEE
Objet : Demande de Devis (RFQ) pour la location de véhicules de type 4X4.No. D’Achat : PR-2018-10-003
Nous avons le plaisir de vous informer que Helen Keller International (HKI) sis au quartier Dixinn Landréah corniche entre le laboratoire guinéo allemand et l’ambassade du japon, est à la recherche de fournisseurs expérimentés et qualifiés de location de véhicules de type 4X4 disposés à fournir un devis de location journalière de véhicule tant pour Conakry que l’intérieur du pays.
Si vous êtes intéressé, vous trouverez ci-dessous quelques indications à suivre :
- Votre devis doit être envoyé sur papier à en-tête de votre entreprise et signé par une personne habilitée.
- Aucun appel téléphonique ne sera accepté et toute question concernant cette RFQ doit être soumise par écrit avant la date limite. Les questions et réponses qui sont considérées importantes pour cet appel d’offres peuvent être partagées par HKI avec tous les autres offrants.
- Les fournisseurs désirants postulé peuvent passer au bureau de HKI afin de prendre connaissance de nos termes et conditions.
Recevez, Monsieur/Mesdames, mes sincères salutations.
DR BAMBA Ibrahim Foungotin. Représentant Résident de l’ONG HKI GUINEE
Spécifications des Produits
| Description ou Spécifications |
| Les véhicules à fournir doivent être de type 4X4 climatisés en bon état : pneus, carrosseries, rétroviseurs, essuie-glaces, phares, clignotants, feu de stop, moteur, suspensions, compteur de kilométrage, en très bon état.
Les véhicules devront avoir abord les éléments suivant en bon état et ou a jour : clé de roue, ceintures de sécurité, au moins un pneu de secours, triangle de signalisation, extincteur, câble de démarrage, la carte grise, assurance et vignette . |
Exigences de Validité du Devis
| Exigences d’admissibilité du Fournisseur | Cette RFQ est ouverte aux entreprises commerciales et non-gouvernementales, enregistrées en GUINEE, capables de fournir des véhicules en bon état et livrer des services adéquats, et réputées pour conduire leurs affaires avec un souci d’intégrité et d’éthique.
Remarque : HKI n’attribuera pas de contrat à une entreprise qui est exclue, suspendue ou proposée pour radiation, ou qui propose de faire affaire avec des entreprises qui sont exclues, suspendues ou proposées pour radiation, dans l’accomplissement de l’obligation de cette activité. |
| Mécanisme contractuel et termes de paiement : | HKI émettra un contrat de location de véhicules au Fournisseur identifié, à chaque sortie.
Suite à l’acceptation des services par HKI, le paiement est effectué dans les 30 jours après la réception d’une facture définitive. Le paiement est remis exclusivement au Fournisseur identifié dans le contrat de location de véhicules. Il ne sera pas payé à un tiers ou à un particulier.
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| Instructions pour la livraison : | Les véhicules doivent être disponibles au plus tard 48 h avant la date de départ, afin de permettre à la section logistique de faire les inspections de conformité adéquate.
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| Devis doit inclure les indications suivantes : | Les dossiers de candidature seront composés de 3 enveloppes.
1. La première enveloppe : Doit contenir les documents administratifs a) Une copie de l’agreement dument signée au nom de la structure. b) Une preuve de paiement des impôts (copie de la quittance ou quitus) ou un certificat d’immatriculation fiscale en cours de validité).
2. La deuxième enveloppe : Doit contenir l’offre technique. a) Les preuves de l’expérience de la structure dans la location des véhicules 4X4. b) Au moins trois références de clients à qui vous avez déjà rendus des services de location de véhicules 4X4. c) La qualité des véhicules que la structure peut fournir, le nombre de véhicules que possède la structure ainsi que le délai de disponibilité. 3. La troisième enveloppe : Doit contenir l’offre financière a) Le prix unitaire journalier hors taxe. b) La durée de validité de l’offre financière. c) Les modalités de paiement souhaité. d) Les garanties à changer les véhicules en cas de panne avant et pendant les missions de sorties sur le terrain. Détails du devis : · Devis doit inclure le No. D’Achat ci-dessus ; · Description détaillée du service cités ; · Informations détaillées sur les assurances et / ou les garanties couvertes par le fournisseur ; · Prix en GNF excluant les taxes, les droits d’accise et les autres taxes et droits de douane ; |
| Critères d’évaluation : | Les devis sont évalués en fonction des spécifications, des qualifications et de l’expérience du fournisseur, du prix, du service après-vente, du délai de livraison et des critères associés. HKI va sélectionner l’offre comportant le prix le plus bas respectant les spécifications demandées. |
Délai, modalités et durée de validité de la soumission.
| Date limite de soumission : | Le devis doit être envoyé à HKI pas plus tard que le 30 Novembre 2018 à 12H00mn. |
| Modalités de soumission : | Le devis peut être soumis en copie papier, électronique ou les deux.
· Copie papier : soumettre un devis sur papier à en-tête de l’entreprise dûment signé et estampillé par une personne habilitée et l’envoyer au bureau de HKI dans une enveloppe scellée et adressée à Mr le Représentant Résident de l’ONG HKI GUINEE ; · Copie électronique : Signer, estampiller, numériser et envoyer le devis en pièce jointe au format PDF à bibrahim@hki.org avec une copie à cconde@hki.org . |
| Durée de validation : | Toutes les offres soumises doivent être valides pendant {30} jours à compter de la date limite de soumission indiquée ci-dessus. Cela comprend, sans toutefois s’y limiter, les coûts, les prix, les termes et les conditions, les niveaux de service et toute autre information. Si votre entreprise est sélectionnée, toutes les informations contenues dans la RFQ et le processus de négociation sont contractuelles et peuvent être acceptées par HKI sans autre négociation. |